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    • 管理分散的团队

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      哺乳动物

      你可能永远不会与你的一些团队面对面。

      很久以前--在视频会议、内部网和电子邮件的时代到来之前--团队一般需要在同一个物理位置才能有效地工作。

      但那些日子已经过去很久了。

      现在,我们很多人经常与位于不同建筑、城市、国家甚至大陆的同事一起工作。团队成员可能在不同的时区,说不同的语言,属于不同的文化。

      一个团队可能包括任何种类的情况。有些成员可能在同一间办公室里以两组、三组或更多的方式工作,而其他成员则可能在不同的办公室或家中单独工作。你可能每天都能看到一些团队成员,但你可能很少看到其他成员--或者你甚至从来没有见过他们!

      无论人们如何组织,管理一个分散在许多地方的团队都会带来巨大的挑战,即使是最有经验的老板。如果你看到一些团队成员比其他成员多得多,你如何确保每个人都能感觉到他们受到了公平的对待?如何防止远程团队成员感到孤立无援?你又如何让所有成员都认同团队的目标,并坚持下去?

      本文将帮助你回答这些问题,我们将为你提供具体的知识和工具,以保持一个分散的团队的团结和积极性。

      选择合适的团队球员

      当选择人员在一个地理上分散的团队中工作时,要选择具有适合这种情况的素质的个人。寻找以下素质:

      • 他们应该自我激励--选择那些自我激励能力高于平均水平、喜欢独立工作的团队成员,而不是那些需要不断鼓励和关注才能完成工作的人,这一点很重要。

      • 他们需要良好的沟通技巧--面对面的接触可能是有限的,或者没有,所以工人应该有很强的沟通技巧。作为这一点的一部分,他们应该熟悉互联网技术,如Skype或网络摄像头。

      • 他们必须以结果为导向--你需要那些喜欢设定和实现目标的员工。他们应该乐于接受关键绩效指标(KPI)的评估。

      • 他们应该开诚布公--你无法监督远程团队成员,所以你必须依靠他们向你提出问题、建议和其他反馈。这就是为什么如果你选择个性开放和直率的工人会有帮助。

      确定你的团队目标

      在一个地理上分散的团队中,成员必须围绕一个共同的目标团结起来。每个人都必须同意团队的目标。

      创建团队章程是实现这一目标的绝佳方式。团队章程是你团队的"路线图"。它确保所有的工人从一开始就专注于正确的事情。

      你可以使用团队章程来阐述你的团队使命,明确界定每个人的角色和责任,确定关键资源,并决定团队的运作方式。团队章程通常使用SMART框架(具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的)来设定目标和目的。

      当一个已建立的团队遇到困难时,团队章程也很有用。例如,跨大洲工作的困难可能会给你的团队带来压力,成员可能会失去关注点或朝着冲突的目标努力。团队章程可以帮助大家回到正轨。

      提示:

      要有一个强有力的沟通策略。如果你的团队成员在不同的时区,使用不同的语言,这一点尤为重要。

      但要确保你使用的技术--如即时通讯、VoIP和电话会议--是可靠的。频繁的技术故障对于远程工作人员来说是令人沮丧的,因为如果在虚拟会议期间视频突然失效,他们就不能轻松地拿起电话。

      请阅读我们的文章《在虚拟团队中工作》以获得更多指导。

      发展强大的团队动力

      无论你是在创建一个新的团队还是将员工整合到一个现有的团队中,你都需要了解团队的动态。在一个共享的办公空间内,管理团队成员之间的关系已经够困难的了,但当员工遍布全国或世界各地时,这就更具挑战性了。

      对于远程工作人员,你没有观察身体语言的优势,无法发现团队成员之间的麻烦迹象。对于管理个人的士气也是如此。如果你看不到远程员工,如何判断他们是否不开心?仔细观察这些警告信号。

      • 产出减少。

      • 短暂而突兀的邮件。

      • 不愿参加电话或视频会议电话;

      • 缺少新的想法。

      大多数团队从创建之初就遵循着"形成、风暴、规范、执行"的路径。识别你的团队处于哪个阶段,并运用我们建议的一些工具将你的员工推向执行阶段。

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      提供反馈,奖励业绩

      反馈对于团队的表现和士气是至关重要的,在地域分散的情况下,反馈尤为重要。

      • 与每个人保持联系--在办公环境中,很容易在团队成员的办公桌前停下来评论他们的工作,或者把他们叫到会议室进行快速对话。如果你的团队是分散的,你需要找到弥补没有这种能力的方法。通常,这意味着使用更正式的流程。你可能想安排一次电话会议,或者如果你的团队成员在不同的时区工作,你可以通过电子邮件提供反馈。有关与团队成员交谈的最佳方式的有用提示,请查看我们的《给予反馈》一文。

      • 确保反馈是公平和一致的--为分散的团队提供反馈时,要特别注意公平性。当一些团队成员与经理面对面交流,而另一些成员则没有,这就很难确保每个人都觉得自己得到了平等的待遇。你可能需要留出额外的时间与远程员工进行一对一的通话。工人越是孤立,他们可能越需要关注。如果远程员工远离团队其他成员,在不同的时区工作,他们很容易感到没有动力和孤立。保持定期联系,让他们永远不会感到被遗忘。

      • 确保奖励是平等的--在奖励绩效时,你必须确保你的激励计划是平等和公平的。你是否对员工进行了适当的、周到的奖励?远程办公室的员工是否和隔壁办公室的员工一样,感觉到了自己的价值和奖励?阅读《奖励你的团队》了解一些关于说谢谢的技巧。

      促进团队凝聚力

      大多数在办公环境中工作的人,都喜欢偶尔和同事一起吃午餐或喝酒。还有就是人们生日时吃蛋糕的传统。这些都是很好的团队联谊活动。不幸的是,这些活动显然无法在地理上分散的团队中发挥作用!作为一个管理者,如果工人们身处异地,要创造性地寻找实现团队凝聚力的方法。

      根据预算,你可能希望每年让你的团队聚在一起一次--如果可能的话,甚至更多。周末外出做一些团队建设活动如何?然而,如果预算紧张,你需要其他选择。这里有一些想法。

      • 建立一个内部网团队页面 -- -- 这可以包括一个论坛,就特定项目提出建议或想法。包括团队成员的照片。

      • 建立一个虚拟团队室--这比团队页面要不那么正式。它相当于你办公室的咖啡休息区的虚拟空间。工人们可以分享更多的个人信息,比如他们参与的筹款或慈善活动。你还可以放上蛋糕的照片来庆祝生日!

      • 使用网络摄像头--网络摄像头是一种非常便宜的方式,可以在电话和Skype对话中看到其他团队成员,这有助于你的团队感觉到更多的联系。

      • 对语言障碍保持敏感--如果你的员工讲不同的语言,请确保你有电话或电话会议期间使用语言的指导方针。确保团队成员说话的速度要慢,而且要足够清晰,以便其他人能够理解。并定期检查,确保每个人都能理解讨论内容。会议的书面议程有助于那些在讨论中不使用母语的人,会后的书面会议记录也有帮助。

      关键点

      地理上分散的团队可以带来巨大的好处--效率、成本的节约,并且可以选择具有最佳技能的团队成员,无论他们身处何地。为了使团队工作顺利,选择合适的团队成员,并确保你有强大的沟通技术。围绕着团队章程将你的团队团结起来,并清晰而频繁地沟通目标。

      频繁、公平、适当地给每个人提供反馈,并确保你总是可以为你的团队成员服务。即使你的团队不能经常见面,也要试着偶尔去看望所有的远程团队成员,让他们知道自己是被重视的。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文作者:['The Mind Tools Content Team', 'Michele Wrote', 'Alicia Wrote', 'Billt Wrote']
      || 原文链接: 链接
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