管理分散的团队

小蜗

03-24 22:23电脑端

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你可能永远不会与你的一些团队面对面。

很久以前--在视频会议、内部网和电子邮件的时代到来之前--团队一般需要在同一个物理位置才能有效地工作。

但那些日子已经过去很久了。

现在，我们很多人经常与位于不同建筑、城市、国家甚至大陆的同事一起工作。团队成员可能在不同的时区，说不同的语言，属于不同的文化。

一个团队可能包括任何种类的情况。有些成员可能在同一间办公室里以两组、三组或更多的方式工作，而其他成员则可能在不同的办公室或家中单独工作。你可能每天都能看到一些团队成员，但你可能很少看到其他成员--或者你甚至从来没有见过他们!

无论人们如何组织，管理一个分散在许多地方的团队都会带来巨大的挑战，即使是最有经验的老板。如果你看到一些团队成员比其他成员多得多，你如何确保每个人都能感觉到他们受到了公平的对待？如何防止远程团队成员感到孤立无援？你又如何让所有成员都认同团队的目标，并坚持下去？

本文将帮助你回答这些问题，我们将为你提供具体的知识和工具，以保持一个分散的团队的团结和积极性。

选择合适的团队球员

当选择人员在一个地理上分散的团队中工作时，要选择具有适合这种情况的素质的个人。寻找以下素质：

他们应该自我激励--选择那些自我激励能力高于平均水平、喜欢独立工作的团队成员，而不是那些需要不断鼓励和关注才能完成工作的人，这一点很重要。
他们需要良好的沟通技巧--面对面的接触可能是有限的，或者没有，所以工人应该有很强的沟通技巧。作为这一点的一部分，他们应该熟悉互联网技术，如Skype或网络摄像头。
他们必须以结果为导向--你需要那些喜欢设定和实现目标的员工。他们应该乐于接受关键绩效指标（KPI）的评估。
他们应该开诚布公--你无法监督远程团队成员，所以你必须依靠他们向你提出问题、建议和其他反馈。这就是为什么如果你选择个性开放和直率的工人会有帮助。

确定你的团队目标

在一个地理上分散的团队中，成员必须围绕一个共同的目标团结起来。每个人都必须同意团队的目标。

创建团队章程是实现这一目标的绝佳方式。团队章程是你团队的"路线图"。它确保所有的工人从一开始就专注于正确的事情。

你可以使用团队章程来阐述你的团队使命，明确界定每个人的角色和责任，确定关键资源，并决定团队的运作方式。团队章程通常使用SMART框架（具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的）来设定目标和目的。

当一个已建立的团队遇到困难时，团队章程也很有用。例如，跨大洲工作的困难可能会给你的团队带来压力，成员可能会失去关注点或朝着冲突的目标努力。团队章程可以帮助大家回到正轨。

提示：

要有一个强有力的沟通策略。如果你的团队成员在不同的时区，使用不同的语言，这一点尤为重要。

但要确保你使用的技术--如即时通讯、VoIP和电话会议--是可靠的。频繁的技术故障对于远程工作人员来说是令人沮丧的，因为如果在虚拟会议期间视频突然失效，他们就不能轻松地拿起电话。

请阅读我们的文章《在虚拟团队中工作》以获得更多指导。

发展强大的团队动力

无论你是在创建一个新的团队还是将员工整合到一个现有的团队中，你都需要了解团队的动态。在一个共享的办公空间内，管理团队成员之间的关系已经够困难的了，但当员工遍布全国或世界各地时，这就更具挑战性了。

对于远程工作人员，你没有观察身体语言的优势，无法发现团队成员之间的麻烦迹象。对于管理个人的士气也是如此。如果你看不到远程员工，如何判断他们是否不开心？仔细观察这些警告信号。

产出减少。
短暂而突兀的邮件。
不愿参加电话或视频会议电话；
缺少新的想法。

大多数团队从创建之初就遵循着"形成、风暴、规范、执行"的路径。识别你的团队处于哪个阶段，并运用我们建议的一些工具将你的员工推向执行阶段。

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提供反馈，奖励业绩

反馈对于团队的表现和士气是至关重要的，在地域分散的情况下，反馈尤为重要。

与每个人保持联系--在办公环境中，很容易在团队成员的办公桌前停下来评论他们的工作，或者把他们叫到会议室进行快速对话。如果你的团队是分散的，你需要找到弥补没有这种能力的方法。通常，这意味着使用更正式的流程。你可能想安排一次电话会议，或者如果你的团队成员在不同的时区工作，你可以通过电子邮件提供反馈。有关与团队成员交谈的最佳方式的有用提示，请查看我们的《给予反馈》一文。
确保反馈是公平和一致的--为分散的团队提供反馈时，要特别注意公平性。当一些团队成员与经理面对面交流，而另一些成员则没有，这就很难确保每个人都觉得自己得到了平等的待遇。你可能需要留出额外的时间与远程员工进行一对一的通话。工人越是孤立，他们可能越需要关注。如果远程员工远离团队其他成员，在不同的时区工作，他们很容易感到没有动力和孤立。保持定期联系，让他们永远不会感到被遗忘。
确保奖励是平等的--在奖励绩效时，你必须确保你的激励计划是平等和公平的。你是否对员工进行了适当的、周到的奖励？远程办公室的员工是否和隔壁办公室的员工一样，感觉到了自己的价值和奖励？阅读《奖励你的团队》了解一些关于说谢谢的技巧。

促进团队凝聚力

大多数在办公环境中工作的人，都喜欢偶尔和同事一起吃午餐或喝酒。还有就是人们生日时吃蛋糕的传统。这些都是很好的团队联谊活动。不幸的是，这些活动显然无法在地理上分散的团队中发挥作用!作为一个管理者，如果工人们身处异地，要创造性地寻找实现团队凝聚力的方法。

根据预算，你可能希望每年让你的团队聚在一起一次--如果可能的话，甚至更多。周末外出做一些团队建设活动如何？然而，如果预算紧张，你需要其他选择。这里有一些想法。

建立一个内部网团队页面 -- -- 这可以包括一个论坛，就特定项目提出建议或想法。包括团队成员的照片。
建立一个虚拟团队室--这比团队页面要不那么正式。它相当于你办公室的咖啡休息区的虚拟空间。工人们可以分享更多的个人信息，比如他们参与的筹款或慈善活动。你还可以放上蛋糕的照片来庆祝生日!
使用网络摄像头--网络摄像头是一种非常便宜的方式，可以在电话和Skype对话中看到其他团队成员，这有助于你的团队感觉到更多的联系。
对语言障碍保持敏感--如果你的员工讲不同的语言，请确保你有电话或电话会议期间使用语言的指导方针。确保团队成员说话的速度要慢，而且要足够清晰，以便其他人能够理解。并定期检查，确保每个人都能理解讨论内容。会议的书面议程有助于那些在讨论中不使用母语的人，会后的书面会议记录也有帮助。