• 注册
    • 书面通讯是远程工作的超级力量

    • 查看作者
    • 书面通讯是远程工作的超级力量

      更新:黑客新闻中,围绕这一点展开了有趣的讨论。

      远程工作环境与办公室不同。不同的环境需要不同的通信系统。适应远程工作现实的通讯系统可以带来惊人的好处。更好的生产力,长期的竞争优势,以及更好的工作与生活的平衡。

      异步书面交流是最适合远程工作的工具。我们已经习惯了在办公室里互相交流,在工作聊天中期待立即回复,整天开着会议,所以我们试图在家里用zoom和slack复制这种情况。

      在懈怠的情况下给对方写信,同时希望得到立即的答复,或者每天设置多个放大会议,从长远来看,远程工作会失败。

      远程 照片:Goran Ivos on Unsplash

      聊天和视频通话都有问题

      使用slack或微软团队等同步聊天,不像和坐在你旁边的队友聊天。

      • 这就比较难主动了。当是队友在你旁边的时候,光是说话就比打问题容易多了。这就会导致快速简单的事情被拖得更久,因为队友会先自己尝试解决。
      • 太容易主动了。如果是不同部门的人,在办公室上,他一般会先跟自己的队友核实一下。但是现在,直接去找源头一样容易。所以,你会被垃圾邮件。
      • 每个人都希望有一个立即的回应。这是一个聊天。它的设计是为了给我们紧迫感。即使它不是真的紧急。
      • 你会失去你的历史。即使你花时间在聊天中向别人解释公司的概念,它也不会以有组织或可发现的方式保存在任何地方。它将在聊天记录中消失。很快,你会发现自己又在解释同样的东西。
      • 它促进了秘密性。人天生害羞,更不愿意在其他队友面前露出"弱点"。所以他们会把自己的问题和更新大多放在私聊或私房里。

      视频会议也是有问题的。

      • 每次只能有一个人说话。在现实中,不止一个人可以说话,但每个人仍然能够理解。这是软件的限制。
      • 不能旁敲侧击。在现实中,在大的会议中,你可能会对会议中的一个分节组低声说些什么。在视频会议中,你不能这样做。
      • 这都导致视频会议更像是一场演讲。真正的讨论是很难促成的(虽然不是不可能)。
      • 视频通话很累人。摄像机聚焦在你的脸上,每个人都会一直看到你。你不能失去焦点,也不能走神,要让自己的心灵得到一些休息。

      同步通信是有问题的

      即使我们摒弃了聊天和视频通话这些具体的工具,我们仍然存在同步沟通的根本问题。也就是希望其他参与者在非常有限的时间范围内做出回应的沟通。

      有这种期望会促进不良的工作文化,限制你的灵活性。

      当每个人都被期望在任何时候都能得到答案时,打断别人并立即得到答案的成本比自己寻找答案的成本要低。无论是第三方文档还是公司的内部文档。

      也就是说,如果内部文件存在的话。反正每个人都希望被问到的事情,为什么要费尽心思去好好记录什么呢?

      规划是另一个罪魁祸首。大多数人不会提前对自己的任务进行适当的深入规划。他们会更喜欢确定最终目标,并在进行中发现问题和细节。他们知道自己永远不会被卡住,人们会按时回答他们的问题。

      这在组织中形成了一种中断文化。它深深地滋养着自己,以至于组织无法真正在没有中断的情况下运作。由于整个组织都依赖于此,所以它成为文化的一部分。一旦你有了中断文化,即使是世界上最好的沟通者也无法改变它。

      工作时间的灵活性也会被打破。因为每个人在工作日内都要靠别人来中断,你有一个工作日。

      你必须与其他人同步你的工作日时间。因此,你放弃了真正的工作时间灵活性的能力。

      在家工作,梦见中午接孩子,陪孩子玩耍,晚上再回去工作?算了吧。你会很快被某件事情卡住,没有人帮你。更何况你下午不会回答同事的问题,会让他们卡壳。

      真正的远程也是不可能的。当你需要所有人同时有空的时候,你不可能现实地让来自美国和欧洲以及印度的团队成员在一起。

      异步写作可以解决这个问题

      有意识地编写异步通信,可以解决上述所有问题。

      异步写作与聊天信息不同。它的生命力更长,目标受众更多,而且容易被发现。

      文案要想活得更久,需要意识到更大的读者群体背景。聊天往往只考虑一个/两个有背景的读者来理解你所谈的内容,而长寿文应该考虑整个潜在读者群体。现在,以及未来的某个时间点。

      要想让文字活得更久,针对更广泛的读者,就需要减少对读者已有背景的假设。聊天信息针对的是一个/两个读者,在特定的时间。所以他们假设这些读者有当前的语境,他们会特别清楚。

      Async写作不要假设具体的人物背景,也不要假设"当前"的事件知识。令人惊讶的是,这并不一定会使文本更长或更难写。

      举个例子,我们考虑一个场景,我们的团队中有一个DB问题,MySQL实例偶尔会因为内存不足的错误而失败。只为你的团队写,他们知道现在的问题是什么,是哪个DB。其他的人,可能不知道是哪个DB有问题(比如你也在某个地方使用mongodb)不是他们知道问题是什么。

      对于聊天语境来说,足够的信息,不会活很久,可能是:"我今天会修复DB"。Async文本相当于将问题记录在系统中,用"MySQL出内存问题"的文字将其标记为今天"正在处理"。

      这段文字并不长,但它却包含了任何外人可能需要了解的所有背景,而不需要联系任何人询问"我们在哪个DB上有问题?""是什么问题?""我们什么时候知道的?""谁在上面?"等等'等等'。

      异步聊天示例

      可发现性是这个交流系统的下一个重要部分。你需要让你的作品很容易被未来可能需要它们的人发现。

      依靠全文检索通常不是一个好主意。你需要组织系统到位。任务描述放在哪里?系统设计文档放在哪里?它们都住在一个地方还是每个项目?或者在大型组织中可能是每个部门?

      每个公司都有某种系统,通常也是由他们的知识共享指导的。无论是Jira、Basecamp、Monday还是其他任何东西。你只需要确保这个系统是一致的、足够紧密的,这样一个项目中的新人就能自我发现他们所需要的一切。

      这里也以MySQL问题为例,假设一个新的团队成员接到了任务。这个任务的标签是"数据库"、"基础设施"。他可以按照"数据库"的标签来查找最近过去做过的任务,看看有没有明显的嫌疑人。

      他发现没有,所以他决定检查是否有数据分析师做了什么诡异的事情。他进入数据分析师团队的任务列表,发现标签"新仪表盘"。这些看起来是一个很好的线索,他发现一个新的仪表盘任务是在问题开始的当天完成的。

      现在他需要查看这个仪表盘,但它使用的是他不熟悉的可视化系统。他前往数据团队维基,在那里他找到了一个关于"我们如何使用我们的可视化系统"的文档。他设置了自己的凭证,并进入探索查询。

      你明白我的意思了吧。当一切都很容易访问和明显时,你可以专注于任务本身而不中断流程。

      想象一下,在每一步你都要停下来问别人的情景。

      • 我队的乔希:"嘿,最近有人对DB做了什么吗?"
      • 数据团队的Dani:"嘿,你最近有没有发起或更改什么重磅查询?"
      • 来自数据基础设施的Ramon:"嘿,我们如何使用我们的可视化工具来编辑一个仪表盘?"

      在这种情况下,你要依赖别人来提供和记住所有的答案。你的工作流程不断被打断,在你得到答案之前,没有任何方法可以进步。你不能专注于灵活的工作时间,因为你必须让所有的团队成员都能随时待命。

      主要收获

      在这篇文章中,我描述了为什么在我看来,我们习惯于在办公室进行的同步通信并不是远程通信的最佳选择。然后,我展示了如何通过写作的异步通信可以解决大多数同步通信的罪魁祸首。

      • 同步沟通而远程依靠聊天和视频通话,两者都是试图模仿办公室对话的劣质沟通工具。但它们并非如此。
      • 同步沟通是累人的、重复的,并剥夺了大部分远程工作的好处(如灵活的工作时间、从世界各地招聘等)。
      • 异步通信可以实现无中断的自我发现。
        • 你可以保持你的流程,而不需要等待别人给你细节。
        • 你可以在没有上下文切换的情况下进入"深度聚焦"环节,从而提高工作效率。
        • 您可以在任何时候工作,因为您不需要立即依赖任何人。
      • 异步通信能更好地保存公司知识。
        • 你对所有的事情都有书面记录
        • 教程和指南不断完善,让人们不会在同样的事情上浪费两次时间。
        • 你有一个地方通过写作的知识,而不是在私人电话或聊天室里的私人知识,很快就失去了。

      加入远程工作通讯

      我发的是远程工作的新闻、技巧和如何让它变得更好的文章。

      我不会给你发垃圾邮件。随时退订。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:Written communication is remote work super power
    • 0
    • 0
    • 0
    • 35
    • 请登录之后再进行评论

      登录

      赞助广告,谢谢理解

    • 发表内容
    • 做任务