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    • 老板无国界:管理远程工作者的基本工具

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    • 老板无国界:管理远程工作者的基本工具

      雅虎首席执行官玛丽莎-梅耶尔(Marissa Mayer)在2月份禁止远程办公时成为头条新闻,百思买(Best Buy)也在不久后取消了远程工作计划。但根据家庭与工作研究所(Families and Work Institute)的数据(PDF),远程工作正在上升。去年,63%的公司报告说给员工提供了工作场所的灵活性,比2005年的34%有所增加。而在最近的一项盖洛普调查中,39%的员工表示他们花了一些时间进行远程工作。研究公司还发现,与办公室的同事相比,远程工作的员工投入的时间更多,参与度也略高。

      对于那些可以选择不上班的工人来说,这一切都很好,或者选择穿着睡衣完成一堆工作,但他们的老板呢?你怎么能知道远程办公者是否像他们说的那样工作,以及如何帮助他们做最好的工作?这里有一些最好的工具,可以促进与远程工作者的出色沟通。

      用于反馈和沟通。15F5

      忘掉乏味的状态报告。这个滑稽的云平台作为公司的沟通主干,促使员工每周花15分钟的时间在报告中写下自己的成功、挑战、想法和士气,而管理者只需要5分钟就能读完。经理们决定15Five提出的问题,如"你的角色有哪些进展顺利?"或"你面临哪些挑战,在哪些方面需要支持?"只要点击一个按钮,管理者就可以在自己的报告中加入员工的评论。每当高管对某个想法或问题做出回应时,经理和员工都会收到电子邮件通知,这样他们就可以跳回15Five上继续对话。

      15Five提示员工花15分钟写一个状态更新,经理只需要5分钟就能看完。

      目前,如果你使用Gmail或雅虎等免费电子邮件提供商,15Five是禁止使用的。该公司计划在即将到来的平台升级中取消这一限制。免费试用四周,试用期过后,前十人每月收费49美元,每增加一人加收5美元。

      用于项目管理。Asana或Pivotal Tracker

      虽然有数百万人使用Basecamp,但这个坚实而受欢迎的项目管理平台不再提供免费版本。取而代之的是,管理多达15个项目的层级,每天1美元起价。如果你在预算紧张的情况下管理一个小企业,可以试试Asana,这是一个免费的产品,你可以在网络上或移动设备上使用。

      Asana可以让你按项目或团队成员对任务进行分类。

      Asana的云平台(类似于Evernote使用的三板块Web应用)为你提供了关于某个项目的丰富信息。在左边,你可以按项目或团队成员来过滤将出现在主、中间部分的内容。点击那里的某个任务,可以在右侧面板中获得更多的信息,比如到期日期、分配给项目的人员以及团队成员对它的评论。Asana让你可以将电脑、Google Drive或Dropbox中的文件附加到任何任务中。该公司还向新用户推荐了一个演示视频,以降低入门过程的难度。

      如果你的员工是编码人员,你可以尝试Pivotal Tracker,这是一个软件开发团队的项目管理工具。它的起价是每月7美元,可以容纳三个合作者和五个项目。

      用于"面对面"的虚拟会议。Google+ Hangouts或Zoom

      对于两人的视频通话,Skype是简单而免费的。但如果你想同时与多达十人进行Skype通话,小组中就必须有人出钱购买Skype Premium,每月5美元起。

      为此,我建议使用Google+ Hangouts,它是免费的,最多可容纳10人的会议。虽然你必须有一个Google+账户才能使用,但iOS和Mac用户也可以参加。相比之下,苹果的FaceTime在Android和Windows上都无法使用。

      一个Google Hangout,最多可容纳十人的会议免费,让你分享截图并拉入流行的应用。

      谷歌在Hangouts中内置了一些非常酷的功能,比如Hangouts On Air,它可以让你将任何Hangout直播到Google+,录制到你的YouTube频道,或者广播到你的网站。你还可以分享屏幕截图,拍下Hangout的照片,并分别拉入SlideShare和Cacoo等应用来进行演示和启用绘图。

      如果你需要召开一个有十人以上参加的在线会议,你可以试试Zoom。每月10美元(如果你能把会议控制在40分钟以内则不收费),它可以让你最多容纳25名与会者。和Google+ Hangouts一样,Zoom也可以在你的移动设备上使用。但与Hangouts不同的是,Zoom支持高清视频和音频。

      对于工资单。Intuit Online Payroll

      Intuit的在线薪资系统,可以让你轻松地将数据导出到姐妹产品QuickBooks和QuickBooks Online,非常适合小型企业。首先,当你在初始设置过程中输入数据时,它能为你提供大量帮助。这个过程可能很复杂,因为你必须处理如此多的变量,从你的工资表到联邦、州和地方税。Intuit的设置向导会生成一个待办事项清单,确定所需和建议的任务,其电子邮件提醒有助于确保不会有任何遗漏。

      Intuit Online Payroll可帮助您实现从时间跟踪到税务的所有功能。

      Intuit Online Payroll让您可以通过网络浏览器、智能手机或平板电脑访问工资信息。它有三种口味。基本版每月25美元起,只用于向员工支付工资;增强版(每月35美元起)用于生成工资支票,自动填写W-2.0版本的工资单。增强型(每月35美元起)可生成工资支票,自动填写W-2单和联邦及州税表,并提醒你何时应缴纳工资税。全套服务(每月99美元起)负责支付工人工资以及报税和缴税。在每个计划下,您必须为每一个您支付的员工每月额外支付2美元。如果每人每月额外支付3美元,你可以在服务中增加一个时间跟踪模块。雇员可以在这里打卡进出,并完成自己的时间表,消除了重复输入的需要。

      对于费用。Expensify

      Expensify--由旧金山一家初创公司提供,其标语是"不烂的费用报告"--是一款在线工具和移动应用,它大大简化了跟踪费用、创建和提交费用报告的工作。当安装在你的员工的移动设备上时,这个移动应用可以让他们在飞行中记录费用,拍下收据的照片,使用GPS计算出他们驾驶的里程数,并跟踪他们在一个项目上花费了多少小时。现在Expensify提供了开票功能,这一点尤其方便。

      Expensify的移动应用让员工可以随时随地记录开支。

      回到办公室后,员工可以访问网络应用,与手机应用上输入的信息同步。从那里,他们可以使用Expensify的SmartScan技术来分析收据的照片,并自动填写日期和金额字段。如果用户导入银行和信用卡交易,该平台将为费用生成电子收据,这些收据将通过国税局的审核,因此没有人需要保留纸质收据的档案。

      Expensify集成了许多流行的产品,包括Evernote、FinancialForce、FreshBooks、Google Apps、NetSuite、QuickBooks和Salesforce。你需要高级订阅才能连接到其中一些账户。

      免费版让老板可以接受、审查和批准两名员工的费用报告。覆盖更多员工的费用为每人每月6美元。用户可以向Expensify上传任意数量的收据。免费的SmartScans每月限用10张,之后每张收费20美分。

      其他必需品

      想要更多?如果你需要追踪远程员工的工作时间,不妨试试 TransparentBusiness。它可以做到每隔几分钟就从员工的电脑上截屏。对于电话密集型企业来说,ShoreTel Sky的VoIP技术(价格为每个用户每月35到50美元)可以让你的员工互相转接电话,即使他们都在远程工作--它可以让你看到他们在电话上花费了多少时间。需要同时与一群人进行群聊吗?试试HipChat吧Harvest是一个很好的时间跟踪、管理费用和开具发票的工具,它可以整合到许多项目管理应用程序中。FreshBooks是一个很好的基于云的会计服务,它可以与你的员工可能已经使用的大量其他软件平台集成。

      老实说,这个列表可以继续下去。现在是拥抱远程工作的最好时机,因为神奇的、经济实惠的工具比比皆是,让与远程办公者保持联系变得非常简单。

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      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:Bosses without borders: Essential tools for managing remote workers
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