老板无国界：管理远程工作者的基本工具

雅虎首席执行官玛丽莎-梅耶尔（Marissa Mayer）在2月份禁止远程办公时成为头条新闻，百思买（Best Buy）也在不久后取消了远程工作计划。但根据家庭与工作研究所（Families and Work Institute）的数据（PDF），远程工作正在上升。去年，63%的公司报告说给员工提供了工作场所的灵活性，比2005年的34%有所增加。而在最近的一项盖洛普调查中，39%的员工表示他们花了一些时间进行远程工作。研究公司还发现，与办公室的同事相比，远程工作的员工投入的时间更多，参与度也略高。

对于那些可以选择不上班的工人来说，这一切都很好，或者选择穿着睡衣完成一堆工作，但他们的老板呢？你怎么能知道远程办公者是否像他们说的那样工作，以及如何帮助他们做最好的工作？这里有一些最好的工具，可以促进与远程工作者的出色沟通。

用于反馈和沟通。15F5

忘掉乏味的状态报告。这个滑稽的云平台作为公司的沟通主干，促使员工每周花15分钟的时间在报告中写下自己的成功、挑战、想法和士气，而管理者只需要5分钟就能读完。经理们决定15Five提出的问题，如"你的角色有哪些进展顺利？"或"你面临哪些挑战，在哪些方面需要支持？"只要点击一个按钮，管理者就可以在自己的报告中加入员工的评论。每当高管对某个想法或问题做出回应时，经理和员工都会收到电子邮件通知，这样他们就可以跳回15Five上继续对话。

15Five提示员工花15分钟写一个状态更新，经理只需要5分钟就能看完。

目前，如果你使用Gmail或雅虎等免费电子邮件提供商，15Five是禁止使用的。该公司计划在即将到来的平台升级中取消这一限制。免费试用四周，试用期过后，前十人每月收费49美元，每增加一人加收5美元。

用于项目管理。Asana或Pivotal Tracker

虽然有数百万人使用Basecamp，但这个坚实而受欢迎的项目管理平台不再提供免费版本。取而代之的是，管理多达15个项目的层级，每天1美元起价。如果你在预算紧张的情况下管理一个小企业，可以试试Asana，这是一个免费的产品，你可以在网络上或移动设备上使用。

Asana可以让你按项目或团队成员对任务进行分类。

Asana的云平台（类似于Evernote使用的三板块Web应用）为你提供了关于某个项目的丰富信息。在左边，你可以按项目或团队成员来过滤将出现在主、中间部分的内容。点击那里的某个任务，可以在右侧面板中获得更多的信息，比如到期日期、分配给项目的人员以及团队成员对它的评论。Asana让你可以将电脑、Google Drive或Dropbox中的文件附加到任何任务中。该公司还向新用户推荐了一个演示视频，以降低入门过程的难度。

如果你的员工是编码人员，你可以尝试Pivotal Tracker，这是一个软件开发团队的项目管理工具。它的起价是每月7美元，可以容纳三个合作者和五个项目。

用于"面对面"的虚拟会议。Google+ Hangouts或Zoom

对于两人的视频通话，Skype是简单而免费的。但如果你想同时与多达十人进行Skype通话，小组中就必须有人出钱购买Skype Premium，每月5美元起。

为此，我建议使用Google+ Hangouts，它是免费的，最多可容纳10人的会议。虽然你必须有一个Google+账户才能使用，但iOS和Mac用户也可以参加。相比之下，苹果的FaceTime在Android和Windows上都无法使用。

一个Google Hangout，最多可容纳十人的会议免费，让你分享截图并拉入流行的应用。

谷歌在Hangouts中内置了一些非常酷的功能，比如Hangouts On Air，它可以让你将任何Hangout直播到Google+，录制到你的YouTube频道，或者广播到你的网站。你还可以分享屏幕截图，拍下Hangout的照片，并分别拉入SlideShare和Cacoo等应用来进行演示和启用绘图。

如果你需要召开一个有十人以上参加的在线会议，你可以试试Zoom。每月10美元（如果你能把会议控制在40分钟以内则不收费），它可以让你最多容纳25名与会者。和Google+ Hangouts一样，Zoom也可以在你的移动设备上使用。但与Hangouts不同的是，Zoom支持高清视频和音频。

对于工资单。Intuit Online Payroll

Intuit的在线薪资系统，可以让你轻松地将数据导出到姐妹产品QuickBooks和QuickBooks Online，非常适合小型企业。首先，当你在初始设置过程中输入数据时，它能为你提供大量帮助。这个过程可能很复杂，因为你必须处理如此多的变量，从你的工资表到联邦、州和地方税。Intuit的设置向导会生成一个待办事项清单，确定所需和建议的任务，其电子邮件提醒有助于确保不会有任何遗漏。

Intuit Online Payroll可帮助您实现从时间跟踪到税务的所有功能。

Intuit Online Payroll让您可以通过网络浏览器、智能手机或平板电脑访问工资信息。它有三种口味。基本版每月25美元起，只用于向员工支付工资；增强版（每月35美元起）用于生成工资支票，自动填写W-2.0版本的工资单。增强型（每月35美元起）可生成工资支票，自动填写W-2单和联邦及州税表，并提醒你何时应缴纳工资税。全套服务（每月99美元起）负责支付工人工资以及报税和缴税。在每个计划下，您必须为每一个您支付的员工每月额外支付2美元。如果每人每月额外支付3美元，你可以在服务中增加一个时间跟踪模块。雇员可以在这里打卡进出，并完成自己的时间表，消除了重复输入的需要。

对于费用。Expensify

Expensify--由旧金山一家初创公司提供，其标语是"不烂的费用报告"--是一款在线工具和移动应用，它大大简化了跟踪费用、创建和提交费用报告的工作。当安装在你的员工的移动设备上时，这个移动应用可以让他们在飞行中记录费用，拍下收据的照片，使用GPS计算出他们驾驶的里程数，并跟踪他们在一个项目上花费了多少小时。现在Expensify提供了开票功能，这一点尤其方便。

Expensify的移动应用让员工可以随时随地记录开支。

回到办公室后，员工可以访问网络应用，与手机应用上输入的信息同步。从那里，他们可以使用Expensify的SmartScan技术来分析收据的照片，并自动填写日期和金额字段。如果用户导入银行和信用卡交易，该平台将为费用生成电子收据，这些收据将通过国税局的审核，因此没有人需要保留纸质收据的档案。

Expensify集成了许多流行的产品，包括Evernote、FinancialForce、FreshBooks、Google Apps、NetSuite、QuickBooks和Salesforce。你需要高级订阅才能连接到其中一些账户。

免费版让老板可以接受、审查和批准两名员工的费用报告。覆盖更多员工的费用为每人每月6美元。用户可以向Expensify上传任意数量的收据。免费的SmartScans每月限用10张，之后每张收费20美分。

其他必需品

想要更多？如果你需要追踪远程员工的工作时间，不妨试试 TransparentBusiness。它可以做到每隔几分钟就从员工的电脑上截屏。对于电话密集型企业来说，ShoreTel Sky的VoIP技术（价格为每个用户每月35到50美元）可以让你的员工互相转接电话，即使他们都在远程工作--它可以让你看到他们在电话上花费了多少时间。需要同时与一群人进行群聊吗？试试HipChat吧。Harvest是一个很好的时间跟踪、管理费用和开具发票的工具，它可以整合到许多项目管理应用程序中。FreshBooks是一个很好的基于云的会计服务，它可以与你的员工可能已经使用的大量其他软件平台集成。

老实说，这个列表可以继续下去。现在是拥抱远程工作的最好时机，因为神奇的、经济实惠的工具比比皆是，让与远程办公者保持联系变得非常简单。

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