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    • 如何用简单的步骤为你的企业做会计

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    • 如何用简单的步骤为你的企业做会计

      对很多人来说,会计这个词有一种沉闷甚至是可怕的感觉。这只是其中一个对我们很多人来说并不自然的主题,包括我自己。但是,当你经营一个企业时,了解会计的基本知识是非常有用的。其中一个要点是学习如何保持正确、平衡的记录。在这篇文章的最后,你将学会如何用8个简单的步骤为你的企业记账。

      在开始时,我对如何处理我的业务的所有会计感到相当不知所措。我想过付钱给我的会计来做这件事,但他的收费标准是每月200美元,这是不可能的。因此,我不得不学习如何自己做。

      幸运的是,它真的没有那么复杂!以下是8个基本和简单的步骤,解释如何为你的企业做记账。尽管这对你来说可能都是新的,但没有必要感到压力。你很快就会启动并运行。

      1.选择一个系统

      你可以用不止一个系统来为你的企业做记账。有些人只使用Excel,但我喜欢Quickbooks Online,也就是通常所说的QBO。它是小型企业的第一大云会计解决方案。

      我使用QBO已经很多年了,我很喜欢它。我的会计师推荐了它,我以前在一家家族企业工作时也有过积极的使用经验。Quickbooks Online速度快,容易浏览,在云端很方便,而且有一流的客户服务。

      使用QBO的其他好处是其简化的工资和员工报税功能和服务。设置很容易,专业会计师推荐它,而且由于它是基于云的,你不必担心丢失数据,安装或升级任何软件。

      我还喜欢QBO,因为它允许你添加多个用户,所以我的会计师可以随时访问和查看我的账户。当我有问题或他在准备我的报税单时,这真的很方便。你还可以创建和管理发票、账单,打印支票,从Excel或Quickbooks Desktop导入数据,运行报告,以及跟踪库存。

      2.设置网上银行进件

      Quickbooks Online最棒的地方之一是它的网上银行功能。它可以让你把你的支票、储蓄、甚至信用卡账户直接连接到你的QBO账户。这意味着您的QBO账户将每天自动更新您的所有活动,直接从您的银行账户中提取最新的信贷和借贷。它是安全的,有保障的,而且完全胜过在Excel中做所有这些事情。

      Quickbooks也会学习哪些收入/支出账户与你的供应商有关,这可以节省你的时间。我注意到,它并不是百分之百的正确(例如,你可能为同一个供应商使用多个账户),但大多数时候它都能做到。

      3.决定一个频率

      我建议设定一个目标,即你要多长时间为你的企业做一次会计。你越是定期做,它就越快越容易。我的目标是至少每季度做一次。如果我的日程安排允许,我更喜欢每月或每两周做一次。

      你做得越频繁,事情就会在你的脑海里越新鲜,从而使整个过程进行得更快。定期记账也将帮助你监测企业的发展,并使你的开支不至于失去控制。

      4.保持详细的账目

      花时间在你的记账系统中为收入、支出、资产、负债和权益创建详细的账户。你组织得越好,你的数据就越容易、越有用。在Quickbooks Online中,创建账户非常容易,只需点击几下鼠标。

      我喜欢QBO,因为你也可以轻松地创建子账户。因此,举例来说,你可以有一个汽车费用账户。你可以为停车费、过路费和汽油费创建独立的子账户,与汽车账户挂钩。当你审查或输入交易时,你只需选择你希望反映在每个条目中的账户或子账户。

      然后你可以运行报告,显示每个账户在特定日期范围内的总额。当你试图做预算、监控支出和跟踪收入时,使用详细的账户就会非常方便。

      如果你只是不确定从哪里开始,不要担心。Quickbooks Online有许多预装账户,你可以从中选择并用于常用的账户,如广告、用品和租金或租赁。

      5.报销

      作为一个企业家或小企业员工,你有可能会发现自己不时地用自己的个人现金或信用卡预先支付一些费用。然后你将需要由你的公司报销这些费用。这很重要,不仅是因为你想拿回你的钱,而且还因为你的企业将能够获得扣除这些费用的税收利益(如果适用)。

      因此,为了得到适当的报销,你和你的同事将需要保留所有的收据,并在每周或每月提交费用报告。这些文件将需要保存为公司记录,并将用于使你得到报销,并使记账条目正确入账。费用报告可以是一个简单的电子表格,写上你的姓名、日期和每次购买的下列项目。

      • 购买日期
      • 供应商名称
      • 宗旨
      • 帐户名称或编号(例如:餐费)。
      • 已付总额
      • 原始收据

      然后,公司会给你开出一张支票,用于支付你所发生的全部核准费用。接下来在你的记账系统中,你将把报销的总金额分到适当的账户。例如,如果公司给员工A开了一张250美元的支票,其中包括100美元餐费+100美元差旅费+50美元停车费,你将把这250美元 "分 "到3个账户中。

      如果可能的话,尽量每月至少处理一次报销。这将使你的员工及时得到他们的钱而感到高兴,也将帮助你保持对企业账目的关注。

      6.核对

      对账是记账的一个重要部分。获取你所有的银行对账单的副本。将对账单上的期初和期末余额以及所有个别条目与你的记账系统中出现的内容进行比较。如果它们不匹配,你可能重复记录了一些条目,或者不小心漏掉了一些。QBO内置了易于使用的对账功能。

      如果你一直关注着你的分录,对账应该是快速和容易的。你还要仔细检查每一条目的账目是否正确,以及你是否正确处理和记录了所有的报销。

      7.保留

      在你核对了某一时期的所有条目后,是时候保留备份了。Quickbooks Online会自动备份你的账户数据,但你也要保留银行和信用卡账单、现金收据、开支报告、工资表、报税单、发票和账单的副本。

      我既保留现金收据和税务申报的数字副本,也保留硬拷贝,通常只保留报表、发票和账单的数字副本。你需要弄清楚为你的企业保留什么以及保留多长时间。最安全的做法是将你的记录和文件保留7年,但你的律师和会计师可以给你最好的建议。

      8.8.分析

      在你完成了第1-7步之后,是时候分析你的业务数据了。Quickbooks Online有大量的图表、图形和报告,你只需点击几下鼠标就可以运行。

      首先看一下你的支出,弄清楚你是否需要修改你的预算和预测。任何狂热的企业家都应该始终了解他们的业务表现,并积极监测所有账户的流入和流出情况。

      未成年人,当你听到 "会计 "一词时,你会想到什么?你有什么做账的技巧吗?你在工作中多长时间需要提交费用报告?

      分享这一点。

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      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:How To Do Bookkeeping For Your Business In Simple Steps
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