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    • 分布式团队的沟通

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    • 随着互联网的诞生,特别是自早期的开放源码项目(指在使用"开放源码"一词来描述它们之前)以来,开发人员一直在以分布式团队的形式就特定项目进行合作。在某些情况下,他们形成了充满激情的社区,都致力于一个软件。几年前,Drupal的标语之一其实是"为软件而来,为社区而留",很奇怪吧?在我看来,这两件事似乎并不相配,几乎就像"为卫生纸而来,为美味佳肴而留。"尽管如此,开源项目确实已经茁壮成长,甚至创造了由人们组成的社区,这些社区的关系已经超越了他们共同构建的软件。如果你问我,相当惊人!

      当我在2010年加入Lullabot的时候,我从来没有参与过一个开源项目,也没有在一个完全分布式的公司工作过。后者的整个概念对我来说似乎很新奇,也有点吓人。随着时间的推移,我意识到,开源项目用于沟通的一些基本理念和方法直接适用于分布式公司。这并不是一个巨大的惊喜,特别是对于那些使用开源软件进行软件开发的分布式公司。但开发之外的其他学科呢?例如,同样的规则适用于从事设计或战略工作的团队吗?

      在我解决这个问题并深入探讨分布式设计团队的具体细节之前(我将在本篇文章的后续文章中进行),我想先阐述一下分布式团队中沟通的基础。这些东西似乎适用于所有的领域,不管是什么学科,也是帮助Lullabot在我们的分布式团队中促进良好沟通的东西。

      开放源码的经验教训

      你可以把从开源项目的交流方式中学到的经验总结为这三个原则或规则:

      • 尽情书写(异步交流)

      • 经常聊天(同步交流)

      • 偶尔聚会(面对面交流)

      尽情书写

      参与开放源码软件项目的人做了大量的写作。他们以书面形式创建"问题",描述他们想要解决的问题,他们在这些问题队列中与一群人讨论想法,他们记录他们所做的工作和他们正在创建的软件,他们写文章和博客文章,介绍他们所热衷的事情......他们做了很多写作!他们的写作是一个值得注意的问题,除了恼人的电视新闻报道,它主要是异步的。关于书面交流,有一点值得注意的是,除了恼人的电视新闻行情外,它主要是一种异步交流的形式。一个人写了东西,另一个人可以在方便的时候阅读,然后根据自己的意愿写点东西回应。作为一个分布式的团队,成员在不同的时区,这就非常有利于找到利用异步沟通的方法。分布式团队要比同地团队更有意识地把事情写下来,这在相当程度上是一种优势。在我的职业生涯中,我与合用型团队的合作比与分布式团队的合作更多,我可以根据经验说,合用型团队很容易将书面沟通视为理所当然,从而受到影响。你写得越多,你就越擅长,我真的相信,写得好的人,想得好。当团队被迫更有意识地以书面形式描述他们的问题、解决方案和工作时,这往往会带来更周到的评估、解决方案和产品。

      "......成为一名优秀的作家,不仅仅是要写得清楚。清晰的文字是清晰思维的标志。伟大的作家知道如何沟通。他们让事情变得容易理解。他们能设身处地为别人着想。他们知道什么该省略。"--杰森-弗里德。

      然而,自由写作既可以制造问题,也可以解决问题。虽然大量的文档可以证明对项目中的新人很有帮助,但随着文档的积累,它可能会从信息火管变成海洋,让那些漂浮在上面的新人感到恐惧。这是因为书面文字是需要反应的东西,而不是需要互动的东西。它可以被证明是非常高效和宝贵的报告,但对于互动的效率却非常差。

      经常聊天

      由于异步沟通对于对话式解决问题这样的事情来说效率很低,所以开源项目团队也一直不惧怕拿起电话,跳上Skype或Google hangouts,或者跳进聊天室。我从开源(以及在Lullabot工作)中学到的关于做好分布式团队的最大经验之一,就是关注并有意识地对待异步与同步通信。虽然我们认为,如果我们避免电话和会议,只是通过电子邮件、Basecamp、github或来让其他人跟上进度,那么每个人都可以完成更多的工作,这是很好的想法,但现实是有点不同的。每个人的学习、思考、处理和生产的方式都是不同的。有些人是视觉型的,有些人是听觉型的,有些人是动觉型的,而几乎所有的人都是这些方式的混合。即使是视觉学习者也常常从简单的说出来的事情中受益匪浅。有时,通过同步对话可以更快地评估问题和达成解决方案。在一个分布式团队中,有意识地进行同步交流意味着要在团队的日程表中安排固定的时间。你不能依靠把头伸进别人的办公室,得到你的快速回答来保持工作的进展,你需要创造这些空间。

      小贴士随着团队规模的扩大,像电话这样的事情在管理上会更具挑战性。几年前,Lullabot开发了一个有趣的方法,让我们的大型团队电话更加清晰。当一个团队成员完成了他们的回合,他们只需说"tada!"这让电话领导知道他们已经完成了,这样他们就可以呼叫下一个人,避免了在大型电话中常见的意外说话超过人的情况。

      同步沟通也可以通过网络聊天以书面文字(不仅仅是口语)的形式进行。无论您使用IRC、Slack、Google聊天、AIM或其他工具,网络聊天都可以帮助创建存在于协作团队中的环境可用性和问责制。它可以让您知道谁现在"在办公室",也可以让您快速进入别人的办公室询问问题或只是打个招呼。围绕这一点制定一些基本规则和礼仪是保护生产力的关键。例如,大多数设计师都希望在进行特定任务类型的工作时,不要每隔20分钟就被打断。简单的事情,比如打发某人和等待一个庞,为人们提供了他们完成任务所需的空间。在很多方面,这种周到的环境可用性方法可以帮助大多数拼装团队。如果别人需要再多10分钟来保持低头完成任何事情,那么把头伸进别人的办公室就会变得很尴尬。通过网络聊天和某人打招呼,并等待十分钟他们的回应,这没什么好尴尬的。

      同样,对每一种沟通方式的优势和不足有一个扎实的了解,这样才能做出好的选择。例如,头脑风暴或创意合作需要同步沟通,然而网络聊天往往不是一个很好的工具。当你需要思考出一个问题或围绕一些想法产生能量时,可以安排时间跳到电话或某种形式的视频会议上。另外,撇开表情符号不谈,书面语缺乏语气。对于棘手的对话,可以使用电子邮件和聊天等方式来安排电话,而不是通过问题来解决。

      偶尔聚会

      即使是开源社区也有定期或至少偶尔的活动,让大部分或所有的社区成员聚集在同一个地点。每年都有人从世界各地飞来参加DrupalCon。值得注意的是,在这些活动中,真正重要的工作往往是战略性的,以及更大的解决问题的工作。有明确战略和充足能量的计划可以由一个分布式团队使用上述手段和方法进行战术性的执行,但是还有其他一些非常重要的事情,如果没有人在同一个房间里,就不容易发生。一些例子包括:

      • 评估和分析问题

      • 制定战略

      • 围绕一个单一的愿景进行调整

      • 建立关系

      • 解决困难的冲突

      • 为团队注入活力和重新注入活力

      对于这类任务,让人们聚集在同一个房间里有很大的优势。在Lullabot,我们经常把一群人送到同一个地方。我们这样做的一些例子包括:

      • 揭开序幕(在每个项目开始时,我们会让项目团队飞往客户所在地,进行大约一周的研讨会。)

      • 我们的工作(Lullabot内部的重点团队,如行政、经理或设计和开发,每年都有工作务虚会,以润滑齿轮、制定战略、改进流程和建立关系。)

      • 在我们的团队中工作(每年一次,我们将整个公司飞到一个地方,在一个星期的时间里,相互享受,一起为公司工作,一起简单开心玩会。)

      • 在我们的业务上工作(每年一次,Lullabot的高层领导聚集在一起,进行为期一周的战略思考、愿景铸造和团结建设。)

      无论科技发展到什么程度,人类都是社会性动物,是为了在一起而生的。非语言沟通对于建立和培养人际关系是非常重要的。虽然分布式的团队和公司在大部分时间里都是分开的,但那些在一起的时间是非常宝贵的。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:Communication for Distributed Teams
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