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    • 管理远程办公人员的六项策略

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    • 管理远程办公人员的六项策略

      在一个充满不确定性的市场中,许多公司把重点放在削减开支、提高生产力和效率上,以此来防止市场份额的损失和扭转销售下降趋势。这往往意味着缩减规模和重组,以降低劳动力成本,消除冗余,更好地利用稀缺资源。在这一过程中,办公室被关闭,部门被合并,员工被分散,领导者面临着管理更广泛的控制范围的挑战--通常覆盖多个地点。在变化了的全球商业格局中,能否获得竞争优势,部分取决于业务单位、部门和职能部门能否跨越全新的界限成功协作。

      然而,协作并不一定是不假思索或不费吹灰之力的,即使是仅隔一层楼或一堵隔间墙的人之间也是如此。团队作为组织的主力单位,越来越"虚拟",由跨空间、跨时区、甚至跨文化的人组成。随着虚拟团队对越来越多的人来说越来越成为现实,有效地领导团队对于希望利用机会实现高度优先的业务目标的公司来说至关重要。

      虚拟团队的好处和责任

      根据麻省理工学院斯隆学院2009年的一项研究,管理良好的虚拟团队有可能胜过共享位置的团队。虚拟团队的好处包括:

      • 整合不同的知识和技能,推动创新,更有效地处理复杂的任务,做出更好的决策。

      • 由于消除职能重叠和分享最佳做法而降低成本

      • 分享关于不同产品和市场的知识

      • 跨越全球时区的24/7的团队生产力¹。

      (¹Frank Siebdrat、Martin Hoegl和Holger Ernst,"如何管理虚拟团队",《麻省理工学院斯隆管理评论》,2009年夏季。)

      然而,为了实现这些潜在的好处,领导者需要克服团队成员和管理者之间缺乏直接接触的固有缺陷。团队成员可能不知道如何跨越空间和时间进行有效互动。他们需要很强的团队技能,如设定目标、分担完成任务的责任和提供相互支持。他们需要聪明的领导力,以确保他们能够在虚拟工作环境中利用这些技能。如果没有团队技能和有效的领导力,一个虚拟团队可能会变得无效和功能障碍。问题可能包括:

      • 彼此难以沟通和理解,导致缺乏共同点、信任和共同责任;

      • 未能制定与任务有关的程序,如制定明确的目标和标准;

      • 不能以利用不同观点、知识、才能和专长的方式进行合作。

      • 在完成任务和向团队目标迈进的过程中,所有团队成员缺乏全身心的投入和承诺,无法提供最佳的表现。

      习惯于面对面观察和与员工交流的领导者往往发现,很难对一个分散的团队进行指导、激励和其他方面的管理,以达到最高的绩效。那么,领导者如何适应克服障碍,有效地进行远距离领导呢?

      虚拟团队高绩效的六大领导策略

      虽然许多对同地办公的团队有效的管理做法也可以适用于虚拟团队,但需要做出一些重要的调整,以应对团队在虚拟环境下共同工作所面临的独特挑战。面对这些挑战的管理人员应考虑以下六项战略。

      1.让所有团队成员保持密切沟通

      创造团队意识是任何团队成功的关键因素,但在成员之间不能直接互动的情况下尤其如此。团队所有成员之间的定期沟通对于将人们聚集在一起并培养包容感至关重要,同时提供持续的投入和影响的机会。在某些情况下,可能有一个核心小组在一个地方,而其他团队成员则在其他地方,因此确保非现场成员不感到被忽视就显得更加重要。

      无论是使用电话会议、电子邮件、网络会议、视频会议,还是使用许多新兴的网络媒体保持联系,团队成员无论身处何地,都需要有机会参与、分享想法和工作成果,并相互了解。这种经常性的接触有助于在团队成员之间建立信任和信心,尽管距离、时区和文化的差异。

      2.树立协作思想

      在一个等级森严的组织中,个人、部门和部门之间的竞争往往被默许或直接鼓励。其结果可能是一种输赢心态,损害了为共同目标而合作的能力。在工作群体中,竞争有时会被合作所取代。合作可能是积极的,但有时会形成一种"让我们相处"的文化,导致压制有价值的意见和不同的观点和看法,并缺乏面对棘手问题的意愿。

      协作的心态将竞争与合作的优点结合在一起,促进对所有团队成员的利益、才能和专长的尊重。它还允许对分歧进行激烈的讨论,同时鼓励关注共同的收益和共同的目标。

      3.明确团队的宗旨和目标

      所有的团队都需要了解自己存在的理由,但这对于虚拟团队来说更为重要。虚拟团队的成员需要了解团队对更大的企业做出了什么贡献,预期的具体结果是什么,以及他们作为个人对团队的贡献。如果没有这种明确性,团队成员就不可能全身心地投入和专注。了解自己的目的不仅能增强团队的认同感,而且即使在虚拟团队成员单独行动执行任务和分配时,也会产生活力和紧迫感。

      4.制定明确的绩效标准

      同样,每个团队都需要有绩效标准和期望,但当管理者无法直接观察行为时,这一点尤为重要。团队不仅需要了解他们要实现的目标,还需要了解他们将如何实现。当人们来自不同的经验、职能,甚至可能是部门或地域的文化背景时,不应该认为他们对什么是质量或卓越有着相同的看法。这是一个机会,领导者可以借此制定基准,建议分享最佳做法,并鼓励团队明确阐述评估其业绩的标准。

      5.适应远程管理的教练策略

      对大多数管理者来说,有效的辅导是一个挑战,但当他们缺乏机会观察团队成员定期执行任务和互动时,尤其如此。尽管如此,在团队分散的情况下,辅导同样重要,甚至更加重要。虚拟团队的领导者需要设定个人和小组的期望,监督团队的进展,并给予反馈,就像每个人都在同一个地方一样。

      改编包括通过评估工作产出和可交付成果对业绩进行虚拟观察,例如:

      • 文件和报告

      • 通过电子邮件与团队成员和内部/外部客户进行沟通。

      • 对团队电话会议的贡献

      • 实现的销售配额或客户满意度评级

      领导者还应该计划在网络会议或电话会议等小组环境中为团队定期提供反馈,以及通过电话、电子邮件和其他沟通渠道为个人提供反馈。在可能的情况下,应安排与个人不定期的面对面会议,以便建立更多的个人联系。

      6.庆祝里程碑和成功

      感觉自己是一个团队,不仅意味着一起工作,而且意味着团队成员的牺牲和成就得到认可。虚拟团队的领导者有一个很好的机会来奖励团队的高绩效,加强合作的心态和成为比自己更大的一部分的感觉。参与性的庆祝活动尤其受到那些与其他成员隔绝的团队成员的重视,或者对团队贡献的唯一认可来自于远程的经理。"奖励团队,团队也会奖励你"。

      虽然虚拟团队数量的增长可能是由于最近的经济衰退和企业对这些衰退的反应而加速的,但这一方向的趋势已经开始了。可以说,虚拟团队很可能会成为许多人的常态,如果他们还没有成为常态的话;许多人,如果不是所有的人,大公司的领导人最终都会有机会和挑战来管理一个虚拟团队。

      通过采用这些明确、具体的战略,远距离管理的领导者可以克服团队跨越时间、距离和文化所产生的绩效障碍。他们的团队和公司将能够利用不同团队的努力和才能,在竞争规则不断变化的全球市场上共同创造优势。

      关于作者

      Carl Eidson,博士,Wilson Learning Corporation分销商网络业务发展副总裁。Eidson领导和指导一个从多伦多到布宜诺斯艾利斯的100多个独立分销商的虚拟团队。为了远程影响和影响结果,他利用创新的通信技术和虚拟领导技能,为销售队伍的发展、营销活动和以客户为中心的促销活动创建系统。他拥有工业和组织心理学博士学位,曾与人合作撰写过关于选拔顶尖人才的文章,发表在学术期刊上,包括《应用心理学杂志》、《人类绩效》、《国际选拔与评估杂志》和《商业与心理学杂志》。Eidson经常在专业会议上发表关于人类绩效改进研究和实践的演讲。

      要了解更多关于本文所分享的概念,以及Wilson Learning如何帮助你解决这些问题,请联系Wilson Learning,电话:1.800.328.7937或访问www.wilsonlearning.com。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文作者:['Carl Eidson', 'Ph.D.', 'Vice President', 'Wilson Learning']
      || 原文链接: 链接
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