小型企业如何从使用日程安排软件中受益

你创业是因为你热爱你所擅长的行业，而不是因为你喜欢管理一个荒谬的时间表。在供应商、现有客户、潜在客户、服务提供商（如会计师），甚至是您自己的内部团队之间，日程安排可能是一场噩梦。

日程安排软件--无论是预约预订还是会议安排--都可以消除很多这种摩擦，但你需要知道如何充分利用它。以下是为什么日程安排软件是必备的，以及如何利用它做得更多。

一旦你选择了一个日程软件，这里有4个调度自动化工作流程，让会议和预订变得更容易。

您可以自动完成一项耗时的重复性任务

根据经验，仅仅是安排一次会议，就可能需要四到十封交换的电子邮件，讨论时区、可用性和通话时间。如果是大规模地进行，这本身就是令人沮丧和耗时的，而当我需要同时与多个有独特日程安排的人进行通话时，这只会变得更加复杂。

日程安排软件可以防止这种情况的发生。你把一个预先填好的链接传给他们，他们就可以找到一个适合他们的时间来预订。

任何关于"不，这对我来说不合适，那周二呢？"的内部讨论都不会发生，因为他们已经知道你什么时候有空。

作为一个巨大的额外好处，这让你可以控制会议持续的时间。例如，人们经常希望在与我的免费咨询电话中获得额外的时间，但当他们预订时，他们明确同意我设定的预定时间框架。只想要15分钟的电话？这是你的特权，这样设置，球在你的球场。如果你试图通过电子邮件来安排，或者让对方安排会议，那可能就不是这样了。

你可以有一个更标准的时间表

我喜欢日程安排软件的一点是，它促使我把日程安排自动化。我每周有几天会留出一两个小时的空闲时间，可以用来开临时会议或安排电话。如果电话最终没有被预定，那我就有更多的时间来处理其他事情。

例如，Acuity Scheduling允许您以块为单位设置可用时间，内置的功能可以覆盖特定日期的时间或保持常规时间。

如果你担心被过度排挤，你也可以设置安排限制。如果你想接受预约，直到完全预定，你可以，但你也可以确保你有一个最大的电话数量或小时的电话每天，如果你选择。

这些类型的预约安排功能帮助你保持你的日程安排一致，而不需要你24小时都在上面。

软件处理细节和后续工作

一些日程工具，比如Calendly，有一些功能可以处理日程提醒的每一个环节，包括向与你预约的人发送细节和后续信息。

这包括：

• 为新的通话自动创建一个独特的Google Meet或Zoom链接，并将其发送给双方。

• 通过电子邮件确认预约

• 在通话前，向双方发送提醒邮件

• 预约时要求付款，那么您不需要单独发送发票

而且，如果用户决定取消或重新安排时间，所有这些都会自动发生，并腾出档期供其他人以后抢夺。细节也可以推送到你的Google（或其他）日历上，这样你就不会在等待一个不会到来的约会了。

看起来很专业

当你使用日程计划软件时，这表明你正在认真对待你的业务，而且你是有需求的。对于那些试图建立自己并以良好的第一印象开始的小企业来说，日程软件可以使其与众不同。

提升这种印象的一个方法是将你的日程安排软件嵌入到你的网站上，让人们不需要先填写联系表就能轻松地预定你。大多数日程安排软件都会有一个地方让人们留下备注，说明会议的内容，所以最后一石二鸟。

如何让你的日程安排软件发挥最大的作用

当你把日程安排和预约软件作为你的业务工作流程的一部分时，请记住以下最佳实践。

• 选择正确的工具。确保你选择的工具适合你的业务。例如，如果你需要接受预约付款，你就需要一个更庞大的工具。但是，如果你只是想获得基本的功能，不要忽视你已经使用的应用程序，如谷歌日历。

• 考虑给你的日程设置自动限制。能够说我从12点到3点都有空，但一天内只想接四个15分钟的电话，这是一个巨大的优势。这让客户可以灵活地选择时间，同时还能防止我在电话超时的情况下不知所措或迟到。

• 选择一个提供集成的工具。Zapier集成了许多日程安排工具，让你将你的日程安排软件与你最常用的其他应用程序连接起来。这样一来，你就可以做一些事情，比如发送自动跟进邮件，将新的联系人添加到你的CRM中，等等。

• 考虑一下你想在哪里嵌入你的日程安排工具。许多工具允许你在你的网站上或电子邮件中嵌入一个日程安排程序。如果你不希望它是公开的，你可以只发送一个链接，当一个合格的线索联系。

虽然会议本身就很耗时，但如果有了日程安排软件，就意味着预约的过程不必如此。