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    • 小型企业如何从使用日程安排软件中受益

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    • 小型企业如何从使用日程安排软件中受益

      你创业是因为你热爱你所擅长的行业,而不是因为你喜欢管理一个荒谬的时间表。在供应商、现有客户、潜在客户、服务提供商(如会计师),甚至是您自己的内部团队之间,日程安排可能是一场噩梦。

      日程安排软件--无论是预约预订还是会议安排--都可以消除很多这种摩擦,但你需要知道如何充分利用它。以下是为什么日程安排软件是必备的,以及如何利用它做得更多。

      一旦你选择了一个日程软件,这里有4个调度自动化工作流程,让会议和预订变得更容易。

      您可以自动完成一项耗时的重复性任务

      根据经验,仅仅是安排一次会议,就可能需要四到十封交换的电子邮件,讨论时区、可用性和通话时间。如果是大规模地进行,这本身就是令人沮丧和耗时的,而当我需要同时与多个有独特日程安排的人进行通话时,这只会变得更加复杂。

      日程安排软件可以防止这种情况的发生。你把一个预先填好的链接传给他们,他们就可以找到一个适合他们的时间来预订。

      小型企业如何从使用日程安排软件中受益

      任何关于"不,这对我来说不合适,那周二呢?"的内部讨论都不会发生,因为他们已经知道你什么时候有空。

      作为一个巨大的额外好处,这让你可以控制会议持续的时间。例如,人们经常希望在与我的免费咨询电话中获得额外的时间,但当他们预订时,他们明确同意我设定的预定时间框架。只想要15分钟的电话?这是你的特权,这样设置,球在你的球场。如果你试图通过电子邮件来安排,或者让对方安排会议,那可能就不是这样了。

      你可以有一个更标准的时间表

      我喜欢日程安排软件的一点是,它促使我把日程安排自动化。我每周有几天会留出一两个小时的空闲时间,可以用来开临时会议或安排电话。如果电话最终没有被预定,那我就有更多的时间来处理其他事情。

      例如,Acuity Scheduling允许您以块为单位设置可用时间,内置的功能可以覆盖特定日期的时间或保持常规时间。

      小型企业如何从使用日程安排软件中受益

      如果你担心被过度排挤,你也可以设置安排限制。如果你想接受预约,直到完全预定,你可以,但你也可以确保你有一个最大的电话数量或小时的电话每天,如果你选择。

      小型企业如何从使用日程安排软件中受益

      这些类型的预约安排功能帮助你保持你的日程安排一致,而不需要你24小时都在上面。

      软件处理细节和后续工作

      一些日程工具,比如Calendly,有一些功能可以处理日程提醒的每一个环节,包括向与你预约的人发送细节和后续信息。

      这包括:

      • 为新的通话自动创建一个独特的Google Meet或Zoom链接,并将其发送给双方。

      • 通过电子邮件确认预约

      • 在通话前,向双方发送提醒邮件

      • 预约时要求付款,那么您不需要单独发送发票

      而且,如果用户决定取消或重新安排时间,所有这些都会自动发生,并腾出档期供其他人以后抢夺。细节也可以推送到你的Google(或其他)日历上,这样你就不会在等待一个不会到来的约会了。

      看起来很专业

      当你使用日程计划软件时,这表明你正在认真对待你的业务,而且你是有需求的。对于那些试图建立自己并以良好的第一印象开始的小企业来说,日程软件可以使其与众不同。

      提升这种印象的一个方法是将你的日程安排软件嵌入到你的网站上,让人们不需要先填写联系表就能轻松地预定你。大多数日程安排软件都会有一个地方让人们留下备注,说明会议的内容,所以最后一石二鸟。

      如何让你的日程安排软件发挥最大的作用

      当你把日程安排和预约软件作为你的业务工作流程的一部分时,请记住以下最佳实践。

      • 选择正确的工具。确保你选择的工具适合你的业务。例如,如果你需要接受预约付款,你就需要一个更庞大的工具。但是,如果你只是想获得基本的功能,不要忽视你已经使用的应用程序,如谷歌日历。

      • 考虑给你的日程设置自动限制。能够说我从12点到3点都有空,但一天内只想接四个15分钟的电话,这是一个巨大的优势。这让客户可以灵活地选择时间,同时还能防止我在电话超时的情况下不知所措或迟到。

      • 选择一个提供集成的工具。Zapier集成了许多日程安排工具,让你将你的日程安排软件与你最常用的其他应用程序连接起来。这样一来,你就可以做一些事情,比如发送自动跟进邮件,将新的联系人添加到你的CRM中,等等。

      • 考虑一下你想在哪里嵌入你的日程安排工具。许多工具允许你在你的网站上或电子邮件中嵌入一个日程安排程序。如果你不希望它是公开的,你可以只发送一个链接,当一个合格的线索联系。

      虽然会议本身就很耗时,但如果有了日程安排软件,就意味着预约的过程不必如此。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:How small businesses can best use scheduling software
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