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    • 为什么我们把会计软件丢给记账员

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    • 为什么我们把会计软件丢给记账员

      当我们第一次创办我们的公司Test Prep Insight时,事情很简单。我们有(非常)少的客户,只有少数的供应商,和相同的一般的、经常性的开支。就会计而言,这让我的生活变得轻而易举。像其他任何一个新的创始人一样,我跑出去注册了一个会计软件(在我们的情况下,是QuickBooks),每周勤奋地更新账目。

      在我们开业的第一年,这只占用了极少的时间,而会计软件则完成了繁重的工作。由于同样的经常性开支和有限的收入,软件毫不费力地将我们的财务工作自动化,我只需将少量的交易匹配到正确的类别。

      但随着时间的推移和我们业务的增长,快速、简单的会计更新变得不再那么简单。这主要是由于每月的交易量大增,出现了复杂的会计问题:主要是与退款、折扣和联盟佣金有关的问题。简而言之,随着我们业务的增长,我们的会计工作变得越来越复杂。在经营的第一年,我大概每周花30分钟更新我们的账目。到了第二年年底,我每天花的时间更多,好像是30分钟。

      创业第三年年初,我们遇到了一个拐点,业务真正有了起色。我们的顶线收入在四个月内猛增了76%,我们还增加了两个新的产品类别,使事情变得更加复杂。随着我们的业务变得更加强大,我们的会计工作也变得更加复杂。我每天要花近一个小时的时间来清理会计账目,核对费用,并对收入进行重新分类。

      随着公司不断发展的需求,以及一些员工都在向我寻求答案,我意识到我的时间最好用在其他地方。这就是为什么,在一个周二晚上8点,当我绞尽脑汁想知道如何对一些新的开支进行分类时,我决定不能再这样下去了。

      会计软件的局限性

      我们的会计工作到底有什么困难和烦恼,让我不得不放弃这些工作呢?主要归结为两点。

      1.这是个时间问题

      仅仅因为你的会计是自动化的,这并不意味着你可以把它放在巡航控制,而不是审查你的财务状况。你必须不断地仔细检查你的账目,以确保一切都准确无误,否则你可能会得到国税局的访问。而且要明确一点:你发现错误。事情被错误分类。这是不可避免的--而且会耗费时间。

      2.你不是一个记账的人

      我知道这对你来说可能是个惊喜,但你不是个记账员。

      我的特长是备考,不是财务(我以前是注册会计师,对我来说还是这样)。如果你拥有一家自行车店,你就知道自行车。如果你经营一家销售潜水衣的电子商务网站,你就知道潜水衣。正是因为这种专业技术的缺乏,当账目变得复杂时,就会造成效率低下。我尽了最大的努力,飞快地学习基本的会计原理,掌握软件,但肯定不理想。

      是的,我比任何人都了解我的业务,但这不是万能的。我经常会遇到一些问题,比如将递延收入项目分配到哪个月,如何对随机的一次性支出进行分类,或者如何评估某份报告--而我对业务的深入了解却无法回答这些问题。

      妥协

      尽管本文的标题很夸张,但我并没有把我们的会计软件完全踢到路边。你真的不能这样做。自动化的好处太大了,不能丢弃。想象一下,如果你想在Excel中手动做账,或者更糟的是,在老式的纸质账本中做账。想到这一点,我的胃都在颤抖。

      毫无疑问,会计软件提供了大量的好处。一旦连接到你的公司信用卡和银行账户--甚至是你的PayPal账户--会计应用程序可以自动拉入收入和支出项目。然后,它根据你创建的规则将这些交易无缝分类。从那里,你可以实时提取任何你想要的财务报告,从简单的P&L的一个月,到客户的细分市场增长变化的自定义报告。

      为什么我们把会计软件丢给记账员

      最重要的是,它的价格非常实惠。

      所以,没有,我没有完全抛弃我们的会计软件。相反,我把会计软件的工作外包给了一个记账员,他对会计有更深的了解,知道如何从软件中获得最大的收益。

      雇佣记账员的好处

      让一个真正的,活生生的人做你的记账解决了我提到的大部分问题。首先,外包您的会计工作可以让您把每周花在更新账目上的时间几乎全部收回来,我说"几乎"是因为您的记账员仍然会不时地问您问题。但根据我的经验,我从每周花在账本上的时间大约5-6个小时变成了20分钟左右的电话。

      这些节省下来的时间现在都用在了其他方面:专注于我的核心业务、员工关系和营销工作--以及发展我的业务。

      更不用说会计外包减少了我的挫折感。当我被软件的一些技术问题所困扰时,或者对如何归类一个新的交易感到困惑时,我曾经做着打碎我的笔记本电脑的白日梦,现在,我把所有这些令人头疼的问题都交给了我的记账员,他可以处理这些令人头疼的问题,而我则在相对幸福的无知中继续前进。

      拥有一个记账员的其他一些主要好处:

      • 现在,我有一位会计专家为我解答所有关于财务报告的问题。现在,我有更多的时间真正专注于发展我的业务,我自然需要数据。但真空中的数据是没有用的。能够通过数字进行解析,并做出具有可操作性的深刻解释才是关键。而记账员可能并不都有CPA执照,但他们知道自己的东西。因此,我经常向我的记账员请教如何解读某些报告的快速问题,利用她在这一领域的深厚知识。

      • 我的记账员为其他六家公司做财务工作,这意味着我对其他公司如何解决问题或削减成本有了专业的见解。

      • 这只是彻头彻尾的更有效率。以前我每周要花五六个小时的时间,而我的记账员只需要三个小时。因此,外包你的会计需求不会是一比一的时间上的权衡,通常会有一些效率上的提升。

      考虑到所有这些好处,如果使用记账员来管理您的财务,有一个很大的缺点,那就是成本。这是没办法的事。我的记账员每小时收费45美元,实际上我发现这在记账费中属于高端,但考虑到她的专业知识,还是很合理的。按平均每周三小时计算,我每个月大概要花500美元(加上基础会计软件的费用)。但请记住:你并不是将这500美元与0美元进行比较--取决于你对时间的重视程度,有可能是净收益。

      对于一些小企业来说,还有一个可能的缺点就是需要实时报告。根据您外包会计的方式,您可能无法访问报告或实时提取数据。当然,这是以你把全部控制权交给你的记账员为前提的。如果你像我这样把记账外包,通过保留对会计系统的管理权限,一般来说,你可以自己随时调取报表。而且如果我需要一个比较难生成的定制报告,我也可以随时给我的会计发邮件。

      为什么我们把会计软件丢给记账员

      判断:到底要不要外包?

      那么,你放弃每周的会计软件任务,把这些工作外包给记账员,是否有意义呢?这一切都将取决于你的会计工作到底需要多少时间,你是否可以把你节省下来的这些时间更好地利用起来,当然,你是否能够负担得起。把它想象成一个滑动的尺度,各种因素都会影响这个决定。

      如果你坚持使用会计软件,一定要将其自动化。

      在一天结束的时候,虽然,如果你是一个成长中的小企业,你已经感觉到你是捉襟见肘--每月几百美元不会打破银行--我建议外包你的记账。你会很高兴有时间回来专注于你的核心业务。我知道我是这样想的。

      这是Test Prep Insight的CEO John Ross的客座文章。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:Why we ditched our accounting software for a bookkeeper
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