如何在远程团队中更快地工作

"好的，我已经完成了。"

我清楚地记得，在我来到Zapier的头几个星期里，我一遍又一遍地读着这短小精悍的句子，每次都抿着嘴，皱着额头，心想："韦德怎么这么快就完成了这个任务？天哪，我真慢。"

Zapier是我在远程团队的第一份工作。在来这里之前，我在一个联合办公的企业立方体农场工作了两年，在一家地区性媒体公司工作了四年。不过，我从来没有加入过一个组织，在这个组织中，每个团队成员都是独立的，决定自己的工作时间、办公室设置和工作环境。

对于我的老板--Zapier联合创始人韦德-福斯特（Wade Foster），以及我加入时团队中的其他六位成员来说，这种自由也带来了更高的生产力。或者说他们是这么认为的。

"非远程工作首先默认为最高的分心沟通，也就是亲临现场。远程工作默认为最低，也就是没有沟通。"当我问Zapier联合创始人Mike Knoop是否觉得在远程团队中工作速度更快时，他说。

"较少的分心会导致更快的工作，"迈克补充道。"你必须有目的地决定进入更多的分心对话。"

对于韦德来说，也是类似的经历。

"更少的干扰，"当被问及同样的问题时，他说。"我不会被吸进旁人的谈话。没有人播放蹩脚的很大声的音乐。我不会被纳夫球击中头部。"

"事情比较关键。"他补充道。

当然，这些都是Zapier联合创始人的发言，毫无疑问，他们在这个话题上是有偏见的。那么我在Zapier的队友或者其他远程组织的成员呢。他们是否发现分布式团队结构能提高生产力？如果是，为什么？我去搜索了一下意见。

你的工作效率更高吗？

您是否发现在远程团队中工作使您的工作更快、更有成效？如果有，是如何做到的？如果没有，为什么您认为没有？

这是我向十几位远程工作领域的同事发出的问题。统计回来的9个回答，有6个人说"是"，2个人说"是，也不是"，1个人回答他"不会说与远程团队合作真的影响了我的工作节奏。"虽然这9个回答各不相同，但有一个不变的主题：远程工作环境可以让工作节奏加快。无论这是否是远程雇主的本意，这都是共同的结果。

Belle Cooper--总部位于墨尔本的Hello Code的创始人--在她的回答中总结得最好。

"远程工作肯定让我找到了更快工作的方法，"库珀说。"这并不是远程工作的自然结果，但远程工作的自由意味着我可以尝试不同的工作空间、不同的工作时间和方法，并找到最适合我的工作方式，以及帮助我最快工作的方法。"

"远程工作并不是自然而然发生的，但远程工作的自由意味着我可以进行实验......并找到最有效的方法。"--贝尔-库珀。

与Cooper的观点相辅相成的是Zach Leatherman，他是远程Filament Group团队中位于奥马哈的网络开发人员，他指出这是一个双面的方程式。

"在我看来，远程工作只有在繁文缛节少、决策门槛低的环境中才能成功。"他说。"如果员工没有自由和独立的决策权，远程工作的效率就会降低。"

所以，当双方都在场时--给予自由的远程雇主和追求生产力的远程员工，工作就会以更快的速度进行。会有这么简单吗？毕竟，"行动倾向"这一特质，是我们在招聘时要在候选人身上寻找的。

我们可以把它归结为这一点，但它会忽略一些界定远程工作的独特特征。例如，Knoop的评论是，远程工作本质上减少了分散注意力的谈话，因为大部分的交流是书面而不是口头的。所以不管个人是否有提高生产力的目的，当他们在Knoop描述的远程环境中，他们都会更有效率。

为了验证这一点，我请我的队友和九位同事举例说明，作为远程团队的一员，如何帮助他们提高工作速度。以下是他们提供的八种方法，然后是他们工作速度较慢的几种方法。

如何在远程团队中更快地工作

1.把内部沟通从收件箱中拉出来

想想你每天说的话有多少--3分钟与你最喜欢的咖啡师的对话，15分钟与新客户的电话会议，30分钟与朋友或你的配偶在晚餐时整理你的一天。现在想象一下，将所有这些对话以电子邮件的形式打出来。这就是大部分的远程通信。

默认情况下，这些对话和其他类似的对话会落入你的收件箱，堆积起来，等着你去阅读和回复。而这正是你要做的--人们每天要花3个多小时在工作邮件上。

随着Zapier团队的壮大，我们早期为了阻止这种即将出现的电子邮件乱象所做的最好的事情之一，就是清点哪些对话属于我们的收件箱，哪些属于其他地方，以便于上下文和方便。结果是。只留下了两种类型的内部邮件。。

公司和部门的更新、项目规格、设计模型和个人的"周五更新"报告从电子邮件转移到了我们的内部私人博客上，伴随着它们的恼人的"全部回复"邮件变成了易于阅读的线程评论。团队和部门的反馈，以及问题和讨论，都转移到了团队协作和聊天应用Slack上，Slack也用它的私人消息功能取代了一对一的电子邮件线程。而Slack甚至成为了我们了解新的公开和私人博客文章的地方，并与Zapier进行了整合。

在我们团队内部的邮件变化上，很难用一个总的"节省时间"的数字来衡量，但这没关系，因为这不是唯一的--甚至不是最好的结果。最好的是它所带来的顺序--当有一封新邮件时，保证它是有意义的，当我们内部博客上有五个对部门更新的回复时，它们会被快速阅读。

或者正如AngelList远程主管Andreas Klinger所说："沟通感觉很便宜，但往往会增加很多时间成本，而且很多时候只会导致更多的沟通（除非以流程为框架）。" 精简沟通，减少来回邮件，才是将沟通从收件箱中抽出来的真正好处。

也就是说，你的团队可能不需要将内部通信从收件箱中拉出来就能找到好处。支付远程友好公司Stripe背后的团队保持了他们的电子邮件，但增加了高级Gmail过滤器等结构。

Slack对我们的团队很有用--它让我们远离收件箱，腾出时间来处理更重要的项目。但最重要的是为你和你的团队找到一个有效的沟通模式。

2.依靠正确的工具

我们喜欢Zapier的应用程序。我们不断地玩弄它们，将它们整合到我们自己的平台上，并在我们的工作流程中进行尝试。

因此，当我们将电子邮件线程从收件箱中移出时，我们需要为每个对话找到一个应用程序。Slack吸收了大部分的负荷，但不是全部。围绕着我们的编辑日历的进度更新被转移到了Trello，一个高度可定制的项目管理工具。例如，教同事们如何开展滴灌活动的分步指南被转移到了协作式文档工具Hackpad中，当Hackpad关闭时，又转移到了Quip中。而在我们依靠我们的私人内部博客进行每周更新之前，我们使用了iDoneThis，一个可以轻松记录你完成的任务的应用程序。

当你的远程团队落地到合适的工具上时，你就能真正进入状态。这是Twilio团队中的远程员工Matthew Makai分享的经验，Twilio是另一家分为联合办公和分布式员工的公司。

"我的同事Ricky Robinett和我一起写了这篇关于我们新的TaskRouter API的博文，当时他在纽约，而我在华盛顿。"Makai说，"我注意到其他几位同事也对这篇博文提出了意见"。

"我觉得我们的效率比面对面的时候要高，因为我们掌握了我们的沟通工具，包括Google Docs、Trello、Flowdock和视频聊天。如果我们在同一个房间里，我不相信会有这么好的效果，因为写作-审查-修改的反馈循环本身就是异步的，所以我们都是按照自己的时间表工作的。"

"我们比亲临现场更有效率，因为我们掌握了沟通工具。"--Matthew Makai，Twilio。

Scott Hanselman是一位在波特兰远程工作的微软员工，他对远程工作者的方法做了最好的总结，当你需要一些基本工具箱之外的东西时，可以尝试和使用工具。

"我们在工作中使用Lync，但我也使用Skype、GChat、Join.me、直接使用VNC、Windows远程协助、CoPilot和其他十几个软件，"他说。"如果一个软件因为某些原因不能使用，不要浪费时间，直接转到下一个。"

再次，远程的时间节省可能直接来自于远程，但也可能是因为你被迫尝试新的工具，这些工具在远程很好用，也可以加快你的速度。

3.利用不同的时间表，发挥你的优势

上文引用的马凯发现，远程团队带来的灵活时间安排，加快了他的写作和编辑过程。而且他不是唯一的一个。在这篇报道的受访者中，对于远程工作如何让个人更快地工作，最受欢迎的答案是可以决定自己的工作时间。

IDoneThis的创始人Walter Chen用他的可调式时间表来克服"下午两点午饭后的呆滞"。

"当我还是律师的时候，我必须关上办公室的门，然后把头趴在桌子上小睡一会儿。不过，你可以想象，低头趴在办公桌上小憩的感觉并不那么清爽。"他说，"现在我远程办公，我可以躺着小憩，或者去健身房快速锻炼，这让我精力大增。"

Zapier公司位于明尼苏达州明尼阿波利斯的团队成员Joe Stych对远程公司提供的日程安排有不同的看法，这意味着他要最大限度地利用分配的时间。

"在我以前的工作中，下午4点以后的生产力为零--我在倒计时，直到我上车，或者只是刷新我的电子邮件，以确保我的老板没有给我发东西，"Stych说。在Zapier，他窝在家里的办公室里，一直工作到签掉Slack为止。

不过对于一些团队来说，充分利用日程表并不意味着在最高效的时候工作，而是始终保持高效，因为你可以全天候工作。

"我们分布在全球多个不同的时区，所以我们的开发是24小时不间断的，"Groove创始人兼CEO Alex Turnbull说。"即使我们这些在美国的人在睡觉，我们在欧洲和南非的开发人员也在忙碌着。客户可以在任何时候得到帮助，生产从未停止。"

在Zapier内部，我们也利用了这一优势。例如，我的营销队友Matthew Guay在泰国，所以我们的时钟是相反的--当奥马哈的早上8点，曼谷的晚上8点。工作日结束时，我经常会把一篇作品交给马修编辑。当我第二天早上醒来时，它已经被标记好了。在我多年的编辑团队中，从来没有遇到过这种独特情况所提供的快速工作流程。

4.跳过通勤时间

"我们每周集体节省了几十个小时的通勤时间，"Groove的Turnbull说。"这些时间用于完成任务，随着时间的推移，这相当于大规模的、巨大的胜利。"

Zapier联合创始人兼首席执行官韦德-福斯特也有类似的看法。"我准备好了就直接跳进工作中。完成后再离开。工作和不工作之间没有任何摩擦。"

"我们每周共同节省几十个小时的通勤时间。"--Alex Turnbull，Groove。

虽然这可能是远程工作最值得称道的方面，但也可能是一个没有被充分利用的方面。实质上，当你在远程办公时，通勤时间，无论是15分钟还是50分钟，都会被发现是一种过度。当你可以在家里的办公室直接开始工作的时候，为什么要把时间花在车上呢？

将同样的原则应用到其他活动中，也会产生生产力的提升。例如，不要离开办公室去吃午饭，而是在当天早上准备好午饭，就像你在通勤一样。与其在下午去喝咖啡，不如依靠保温瓶或改用茶水，这样可以使准备工作变得简单。从你团队的流程中也要寻找削减多余的东西。比如说，与其召开每周一次的统计总结会议，不如转发一篇内部博文，详细介绍数字。

5.取消会议

"喂，你能听到我说话吗？"......"现在怎么样？"

当你站在一旁开临时会议时，你永远不会说这句话，但在启动视频会议电话时，这是一种常见的情况。不过这种烦心事却有惊人的帮助：你有意避免把自己置于这种情景中。是的，就像会议还不够糟糕一样，现在你不得不忍受挑剔的软件，使会议痛苦倍增。

所以，最好的办法是问自己。我们真的需要那个会议吗？

开始问自己这个问题，你就会开始每月赚回几十个小时。这就是贝恩公司报告中未命名的组织可能赚回的7000个小时。

iDoneThis的团队在经过再三考虑后，重新配置了他们的周会。他们知道他们想定期召开会议，进行一些重要的面对面接触，但他们的会议内容是无效的。

"由于我们没有制定足够具体的协议或目的，Hangouts没有重点，演变成漫无边际的产品讨论，最终浪费了我们的时间，"前iDoneThis团队成员Janet Choi写道。经过考虑，他们改变了形式，改为更有效的每周一次的"展示和讲述"会议。

6.说话之前先想一想

在远程团队中，大部分的沟通都是以书面形式进行的，你开始注意到你与队友的谈话方式。你投入了更多的思考。你很难只把一些东西说出来；你必须先把它打出来，阅读你写的东西，然后点击"发送"或"发布"。 这些额外的小步骤为你的对话添加了一个有用的过滤器。你最终会在说话之前思考，产生更清晰和更简洁的沟通。因此，"熟练的书面沟通者"是我们在Zapier招聘时寻找的技能之一，这可能并不奇怪。

这是一种对亲临团队也有效的策略。例如，亚马逊的杰夫-贝佐斯（Jeff Bezos）就禁止在会议上做Powerpoint演示。相反，他要求每个与会者都要准备一份备忘录，然后在会议开始前由其他人阅读。

"完整的句子更难写，"贝佐斯在《财富》的一篇文章中说。"它们有动词。段落有主题句。没有办法写出一份六页的、叙事结构的备忘录，而没有清晰的思路。"

如果你的公司依赖Slack这样的团队聊天应用，你也会看到这个好处。

"事情更有针对性，"Zapier的Foster说。"面对面的会议往往有很多闲聊，天气怎么样的话题。在聊天中，你可以跳过大部分的内容，直奔主题。"

7.设置你的最佳环境

"如果你问人们一个问题，'当你需要完成一些事情时，你到底需要去哪里？"你通常会得到三种不同的答案，"Basecamp的创始人、畅销书《远程》的作者之一Jason Fried说。畅销书《远程：不需要办公室》的作者之一Jason Fried说。一种答案是一个地方、地点或房间，比如门廊或咖啡店；另一种答案是一个移动的物体，比如飞机或火车；还有一种答案是一个时间，真的是清晨或周末。

"你几乎从来没有听到有人说'办公室'，但企业把所有的钱都花在这个叫办公室的地方，他们让人们一直去办公室。然而人们并不在办公室里工作。"

"这就像办公室的前门就像一个膳魔师，你走进去，你的一天就会被撕成碎片。"--Jason Fried，Basecamp。

弗里德在2010年TEDxMidwest的舞台上发表了这番话，他说，他问人们这个生产力问题已经有10年了。

他说，办公室是"工作时刻"发生的地方，而不是工作日。"就像办公室的大门就像一个膳房，你走进去，你的一天就会被撕成碎片，因为你在这里有15分钟，在那里有30分钟，然后发生了别的事情，你就被拉下了工作......然后就到了午餐时间。"

拿掉这些干扰，你就能提高工作效率。"人们需要能够远离工作场所的干扰，真正地工作并完成任务，"Zapier总编辑梅兰妮-皮诺拉（Melanie Pinola）说，她指给我看弗里德的演讲。"当我第一次开始远程办公时，我发现自己比以前更早地完成了任务，最后还承担了更多的责任......在家里，因为我在这种环境下工作得更好。"

除了能够支配自己的日程安排，控制环境的能力也是很多远程工作者提高工作效率的主要因素。

"有一天安静地在家写作，意味着我完成工作的速度更快，"总部位于亚利桑那州图森的内容营销人员吉米-戴利说。

在家工作也能让你迅速改变周围的环境。

这是Zapier的Guay发现的一个上风。"工作时站着或者坐着。如果觉得合适的话，可以跪在桌子上坐一会儿。坐在沙发上编辑，或者拿着稿子在屋子里走来走去读一遍。如果你想的话，可以用音箱播放音乐......或者拥有完美的安静。"

远程工作也不需要局限于自己的住所--去任何能让你提高工作效率的地方。

"经常只是呆在家里就会让你发疯，"微软的汉塞尔曼写道。"我试着每周出去几次。我曾在商场、星巴克、麦当劳（免费无线网络，告我）和公园长椅上工作。我发现，只要有人在周围走动，就会让我感觉更有效率。"

8.掌握自己的生产力

不管是在自己的家里还是附近的咖啡店工作，还有一个方面促使远程员工更快地工作。你要对自己的生产力负责。在"3B会议室"里的定期会议和头脑风暴会议已经一去不复返了，你再也不能拉起电子表格，盯着屏幕显得沉浸在繁忙的工作中。你现在必须对自己所做的和没有完成的工作负责。

这也是促使Cooper把写一篇博客文章的时间从两天缩短到四个小时的原因。她看到Buffer的联合创始人Leo Widrich以比她快得多的速度写出了文章，于是她研究了是什么阻碍了她的工作。在剔除多余的研究和电子邮件等干扰因素之间，Cooper最终总结出如何在最短的时间内写出一篇高质量的博客文章--只需一个上午。

"现在我已经反复向自己证明，我可以在一个早上写一篇文章而不降低质量，它们在我的脑海里就不那么可怕了，"库珀写道。"我认为这对我的工作方式有很大的影响。"

就我个人而言，我最近发现在Trello板上记录我的待办事项可以帮助我专注于当天最重要的事情。这也节省了周末的时间，因为我使用Zapier集成将"已完成"Trello列中的所有卡片复制到谷歌文档中，我每周都会将其提取出来。我为我们内部博客写每周总结的平均时间瞬间从40分钟左右变成了20分钟。

说所有的远程工作者都倾向于提高工作效率是很夸张的，但这个话题本身已经成为远程团队博客的主题--包括Trello的，RescueTime的，还有，是的，Zapier的博客。

没那么快......远程工作有什么不妥？

作为一个远程工作的人，我承认在这一块有偏颇，对工作安排的优点给予了最多的关注。但也有缺点。

"当然，有些时候，合作会更快，"Daly说。"例如，当我们重新设计我们的网站时，由于等待在另一个时区快睡着的人的回应，这个过程被拖慢了。"

"通过白板等典型的面对面渠道进行沟通比较困难。"--Matthew Makai，Twilio。

Twilio的Makai发现，当总部正在进行面对面的会议时，作为唯一的远程团队成员，他感到很困难。

他说："缺点是，当我在旧金山总部和一群人一起工作，而我在华盛顿，通过白板等典型的面对面渠道进行沟通比较困难。"他说，他至少每季度去办公室开一次面对面的会议，以此来规避这个问题。

我再补充一个：粗劣的网络。我家的Wi-Fi给我带来的麻烦比我在办公楼里工作时遇到的还要多。而当网络中断时，好吧，生产力就会受到打击（而你的移动热点就会来拯救你）。

去远程的正确理由？

无论你是考虑远程办公的创始人，还是考虑加入远程团队的专业人士，都要考虑的一个主要好处是有机会提升你的生产力。根据我自己的经验和为这篇文章与十几个人的对话，很明显，远程工作场所可以让你做到这一点。你是否能成功，完全取决于你自己。

也就是说，要实现这种生产力的提升，你可能根本不需要远程。

由于Slack等即时通讯应用、Google Docs等协作编辑工具以及Dropbox等文件共享工具的兴起，我们在工作中的沟通方式都发生了转变。

"注意你每天实际花在同一个房间里与其他人实时交谈的时间有多少--今天的时间远比历史上任何时候都要少（我没有这方面的数据，但我很少听到反驳）。"《没有裤子的一年》（The Year Without Pants）一书的作者斯科特-伯昆（Scott Berkun）写道，这是一本关于远程工作的书。

"即使是在不允许'远程办公'的公司，远程办公也会被我们整个文化中使用的设备和日常工作习惯所潜移默化地鼓励。"

拔掉插头

"好的，我已经完成了。"这次我给韦德发了信息。

入职半年左右，我终于赶上了新团队的快节奏环境。但这并不是没有把自己从团队中抽离出来。我发现，我写得更快的诀窍是完全脱离我们使用的通讯工具。做到这一点，然后在一个无干扰的环境中，把100%的注意力放在写作上。这招很有效，我现在的工作速度比以前更快了。

单纯的远程工作不一定能让你工作得更快。在下一章中，我们将探讨如何找到你最高效的环境和工作流程。