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    • 远程工作者的工具包:远程工作所需的常用工具

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    • 远程工作者的工具包:远程工作所需的常用工具

      远程工作会带来一系列独特的挑战,这意味着你需要有一套独特的工具来应对这些挑战。在Zapier,我们是一个由300多名远程员工组成的团队,我们已经尝试了书中的每一个应用程序,以找出远程工作时最有效的方法。

      在这里,我们将带领您了解您所需要的远程工作工具的类型,并为您挑选每个类别中最好的工具。

      想知道我们在Zapier更喜欢哪些工具吗?看看以下我们最常用的在家工作的应用程序。

      移动热点

      远程工作取决于可靠的互联网接入。如果你主要在家庭办公室工作,你可能已经有了你能合理负担的最快的网络(如果没有,那是第一项目)。但为了更好地衡量,你团队中的每个人都应该有一个移动热点。

      移动热点不仅仅是为了在旅途中上网--它们还可以在你停电或停网时作为备份。

      硬件设备,如Karma,是口袋­大小的Wi-­ Fi接入点,你可以无线连接到。该设备通常成本80美元和150美元之间,与单独收费的数据.Karma没有激活费用,和它是相对便宜-你可以支付你去,与2.95美元的月费和数据成本最多10美元/GB 。在大多数情况下,至少对于美国市场来说,它比MiFi这样的替代品更便宜,因为在那里你需要支付更昂贵的月度计划。在Zapier,我们都使用Verizon Jetpack MiFi,考虑到我们计划中的人数,这款产品很适合我们。

      你也可以将手机作为热点使用。这个功能在iOS上被称为个人热点,在Android上被称为移动热点--是大多数较新的iOS和Android手机和平板电脑的内置功能 .只需记住,将手机作为无线调制解调器使用会更快地耗尽电池,而且你的无线运营商可能还会要求你购买一个热点(有时也被称为"ethering")计划,通常费用约为15美元/月。

      远程桌面软件

      远程桌面应用程序将您安全地连接到另一个位置的计算机,因此您可以像坐在那台计算机的键盘前一样工作。对于远程工作者来说,这是一种方便的方式,可以访问住在总部或另一个远程工作者家中的电脑。作为额外的奖励,它很适合在舒适的沙发上解决你父母的电子邮件问题。

      如果你是以远程办公的身份连接到办公室的电脑,你的IT部门应该帮助你在家里的电脑上设置远程访问。微软的远程桌面客户端内置在Windows中,可以在Mac上下载,而且使用简单(你要做的就是按"连接"键开始在电脑上远程工作)。苹果提供了自己的版本,名为Apple Remote Desktop,但价格为79.99美元。

      其他选项包括TeamViewer,它基本上可以在任何设备上进行远程访问和屏幕共享;Chrome远程桌面,它在Chrome浏览器中运行,只需要点击几下就可以设置和使用。TeamViewer的功能更多,但Chrome远程桌面可能是远程访问文件或快速排除故障的最简单选择。

      团队聊天应用

      如果你是远程工作,你会想要一种与团队异步聊天的方式,而不是一有问题就需要安排时间打电话。你可以使用电子邮件,但这并不是进行正常的人际对话的好方法。

      我们在 Zapier 使用 Slack,但我们知道不同的应用程序将适用于不同的团队。我们做了研究,以下是我们挑选的最佳团队聊天应用。

      屏幕共享软件

      有时候,展示比讲述更容易。通过屏幕共享,你可以向他人展示你的桌面和你打开的文件和应用程序--他们可以看到你在电脑上工作。这意味着虚拟团队成员可以在不需要身处同一房间的情况下,互相监督。

      Slack具有内置的屏幕共享功能--你的同事甚至可以对你的屏幕进行笔记--如果你使用Slack聊天,它是一个不折不扣的选择。如果你不使用Slack或需要不同的解决方案,这里是我们挑选的最佳屏幕共享软件。

      屏幕录制工具

      如果你只是想快速截图或者录制屏幕异步发送给别人怎么办?这时候截图工具就派上用场了。在Zapier,我们使用的是Zappy。它的速度超快,而且允许你在当时就做出笔记,所以你不需要弄乱你电脑的内置工具。我们在内部制作了它,但任何人都可以使用它。

      如果你需要一些不同的东西,这里是我们最好的屏幕录制软件列表。

      视频会议应用程序

      有时候,你还是会想进行一下面谈。视频通话可以让你感觉自己与虚拟队友同处一室,看到别人的表情和手势,听到他们的声音,对进行更有效的对话有很大帮助。

      在Zapier,我们使用Zoom--因为我们发现它对于数百名与会者的视频通话--或者快速的Slack视频通话来说是可靠的。但我们已经测试了几十个应用程序,以下是我们挑选的最佳视频会议应用程序。

      我们整理了一些有效运行远程会议的策略。看一看,然后开始自动化你的会议行动项目。

      在线办公套件

      在过去的十年中,办公套件已经从安装的软件包转变为连接的在线应用程序。在微软Office Online(基于网络­的Word、Excel、PowerPoint和OneNote版本)和谷歌提供的G Suite(包括Docs、Sheets、Slides等)中,你可以轻松地与他人共享文件,让他们添加­行笔记或进行自己的编辑--而且你可以实时观看这一切。

      我们在Zapier使用的是G Suite,但如果你是一个倾向于微软的团队,你可能会倾向于微软Office Online。

      如果你只是在寻找一款写作应用,不妨看看我们选择的最佳在线写作协作应用。

      云存储

      一个可以从任何设备访问的云存储应用对于远程协作至关重要。而且它不必复杂:只需将文件保存到共享文件夹中,你和其他同事就会立即拥有最新的变化。

      以下是我们挑选的最佳免费云存储应用。

      待办事项应用程序

      有些人将收件箱作为他们的待办事项清单。其他人使用电子表格。而有些人仍然依靠普通的旧笔和纸。在一天结束时,最好的待办事项应用程序是一个你会真正使用的应用程序。

      以下是我们挑选的最佳待办事项应用程序。

      项目管理软件

      任务清单只能捕获这么多。对于有大量任务需要按照特定顺序完成的项目,或者有更复杂的时间管理需求的工作流程,可以考虑一个­成熟的项目管理工具。

      在Zapier,大多数团队使用Jira,尽管有些团队使用Trello或Airtable,这取决于上下文。但你需要找到最适合你的应用程序,所以看看我们挑选的最佳项目管理软件,以找出适合你的需求。

      记事软件

      记笔记­的应用,其中很多都带有web-clipping功能,你可以快速保存你想看的东西,帮助你保持组织性,这样你就不会在桌面上贴满了便签。

      Evernote和微软的OneNote是最受欢迎的,你可以阅读我们对它们的比较。否则,看看我们选择的最好的记事本应用程序。

      白板和思维导图工具

      远程工作意味着远程进行头脑风暴。一种方法是使用在线白板来模仿办公室内的白板体验。以下是我们挑选的最佳在线白板。

      心智图工具可以帮助进行虚拟协作的头脑风暴,还可以帮助你以更直观的方式规划项目。GTD大师大卫-艾伦本人就使用思维导图来鸟瞰生活中的一切。而如果你使用MindMeister,只需点击几下就可以将你的思维导图变成项目任务。这里有一个如何制作思维导图的教程,这里是我们挑选的最佳思维导图软件。

      保持专注力工具

      如果你在不断检查你的电子邮件或访问­浪费时间的网站的诱惑下挣扎,有一些应用程序和浏览器扩展可以暂时阻止特定的网站和程序或限制你可以花费的时间。对于不走入维基百科的兔子洞非常有帮助。

      这里有一些工具可以帮助你避免分心,保持专注。

      一个流行的策略,以保持重点是Pomodoro技术,这涉及到工作的重点,定时25­分钟的冲刺与5­分钟之间的休息。你可以使用实际的厨房计时器来进行这些冲刺,或者尝试我们挑选的最好的Pomodoro应用程序之一,这些应用程序比你在家里的柜台上找到的更多一些功能。

      如果你是一个作家,你可以尝试像OmmWriter,iA Writer,Byword,或Scrivener,这可以帮助你保持专注于任何你正在写的东西。

      安全工具

      信息安全并不是最激动人心的话题,但对于远程工作者来说,它和互联网连接一样重要--特别是因为我们经常在笔记本电脑和智能手机上存储业务信息。以下是对你应该配备的五个安全工具的快速回顾。

      文件和磁盘加密

      加密软件会对数据进行加扰,即使数据落入不法分子手中,如果没有加密密钥或密码,小偷也无法读取你的文件。

      你可以使用Windows内置的­BitLocker(仅适用于专业版和企业版)或Mac OS X的FileVault(每台Mac都有)等工具对整个硬盘进行加密­。不过,一般来说,虽然全盘加密更安全,但您可以更方便地手动加密计算机上的敏感信息的文件夹和文件。这些文件包括包含个人信息的文件,如账户号码或社会安全号码,或敏感的公司数据,包括客户名称和专有信息。没有人愿意成为那个丢失公司笔记本电脑和未保护文件的人,暴露客户的个人信息。

      开源7­Zip可以轻松压缩一个文件或一组文件,并使用密码加密存档。Mac OS X的Disk Utility还可以创建一个带有密码保护的加密磁盘镜像(基本上是一个文件夹)。

      在线备份

      告诉人们备份他们的文件并确保他们的密码是安全的,可能相当于你的妈妈告诉你坐直了吃你的西兰花。但妈妈永远是对的。无限备份服务Backblaze是一款即设即用的在线备份软件,每台电脑每月只需6美元。这是Wirecutter推荐的在线备份,也是大多数人的最佳选择。

      下面是一些更多的选择,如何从您的所有应用程序和设备备份一切。

      密码管理器

      这些天,几乎没有一个星期不传出另一个安全漏洞的消息,涉及密码、信用卡和其他敏感数据被盗。黑客越来越先进,我们都有太多的密码需要记忆,我们中的大多数人宁愿打扫厕所也不愿再次更改密码。这就是密码管理器的作用。它可以减少最大的安全风险之一--在多个网站上使用相同的密码,它将你所有的(唯一的)密码存储在一个加密的数据库中,由你唯一需要记住的密码来保护。只要让主密码尽可能的长和复杂("12345"不符合条件)。

      在Zapier,我们使用1Password,因为该应用不需要你将密码数据库存储在别人的服务器上--虽然你可以将数据库存储在Dropbox中,并在你的设备上同步。以下是其他一些最佳密码管理器的选择。

      双­因素认证

      密码泄露将继续发生,但你可以通过为所有提供密码泄露的服务开启­双因素认证来增加额外的安全层。有了双­因素认证,即使有人盗取了你的密码,如果他们试图从一个未知的设备登录到你的帐户,服务将要求他们用一个独特的,随机生成的代码从认证设备或应用程序验证他们的身份。在Twofactorauth.org查看使用2FA的网站。至少,为你的电子邮件和金融账户开启2FA。

      通过我们的双因素认证指南了解更多信息。

      VPN

      任何时候你使用不安全的网络--比如机场或咖啡店的免费公共Wi- Fi­--都可以使用VPN。虚拟专用网络为发送和接收数据创建了加密隧道,因此,你发送到办公室的敏感文件(或你正在访问的网页内容)无法被他人嗅出。如果不使用VPN的话,从空中窃取别人的信息是出奇的容易。

      自动化工具

      远程工作者已经在生产力上占了上风:我们的办公室分心较少,可以避免不必要的亲自会议。自动化能让您的生产力更上一层楼。削减重复性的任务或将较小的任务委托给他人,你将保留你的精力去做只有你能做得最好的更重要的事情。

      文本扩展工具可以自动­完成您经常输入的短语,如常见的电子邮件回复或代码片段。它们还可以快速插入数据,如当前的日期和时间,并自动纠正拼写错误,为你节省打字时间。Zapier的员工也会创造性地使用它们,更加自信,或者帮助他们进行在线约会。

      然后是应用自动化。Zapier让您最喜爱的应用程序相互对话,因此您不必在它们之间手动移动信息。了解什么时候是自动化任务的时候,然后开始使用这每个人都应该使用的自动化。我们甚至对远程工作自动化提出了具体建议。

      标题图片由xsmo通过Pixabay拍摄。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文作者:['Melanie Pinola - Last Updated April', 'Lawrence Watkins', 'Co-Founder Of Great Black Speakers']
      || 原文链接: 链接
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