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    • 当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

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    • 当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

      任何一个团队,通常都需要同步。

      对于我们这些远程团队的人来说,通常采取会议的形式或者是视频通话。在Buffer的移动团队中,这就是我们在很长一段时间内的情况。

      我们每周都有一个大约45分钟的视频会议,在这里,我们作为一个团队有了面对面的时间,对工作有了相同的认识,讨论了障碍和挑战,做出了决定,并互相更新。

      虽然会议的形式随着时间的推移而改变和调整,但我们稳定地参加了这些"移动同步"。我们的议程保存在Dropbox Paper中,一般采用以下格式:

      当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

      这对我们来说非常有效--直到最近。我们的一个团队成员在台湾呆了一段时间,使我们团队的时区从美国和欧洲延伸到亚太地区。由于时区的差异,我们不可能找到一个适合大家的时间。

      起初,我们讨论了团队的大多数人是否应该继续开会并记录会议。这就意味着,有一个人(很可能是最东或最西时区的人)几个月都只能在视频记录中看到我们。

      把某个人排除在外,让他们看着团队其他成员玩得很开心,这听起来并不是一个很好的解决方案,所以我们决定不这么做。我们决定不把任何人排除在外,而是靠异步交流,让每个人都能参与进来。

      异步沟通试验

      我们都愿意尝试新的工具和格式,所以我们很高兴能尝试一些新的东西,看看它们对我们有什么作用。

      试验一:纸质文档合作

      使用我们旧的会议文档,仍然把主题放在议程上,然后使用评论异步讨论这些问题。所有这些都是在Dropbox Paper中发生的,但最终我们并没有成功。评论变得太多,而且可读性不强,也不容易理解。

      为一个特定的挑战引入一个全新的工具并不总是最好的选择,但在这种情况下,它是需要的。首先,我们研究了standups工具,例如standups.io,但仅仅是看了看它们解决的问题,就意识到它们并不适合这个工作。

      试验三:Carrot+Loom几乎成功!

      我们尝试的第一个工具是"Carrot",它允许我们将事情划分为不同的区域,创建主题,并对这些主题进行评论。我们创建了一个特定的"移动同步"区域,我们将在周四,也就是我们通常的"移动同步"日添加我们的想法。

      与此相配合,我们有时会使用 Loom 连接一段录制好的视频,通过某个主题进行讨论,或者像在电话中那样分享我们的屏幕。这是一个非常好的方式来组织我们的想法,并与想法合作。它也是可以搜索的,所以很容易找到过去参考过的东西。另外,创建这个工具的团队也非常乐意接受我们提出的任何问题或建议。

      当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

      我们在这里最大的认识是通知控制的重要性。Carrot有一些很好的设置,但最终它并不是我们所需要的使用方式。我们不希望被通知淹没;这是要取代每周一次45分钟的会议。同时,我们中的许多人都担心在没有看到的评论中会错过一些重要的东西。

      当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

      试验四:Threads是一个完美的选择

      大约在这个时候,Buffer开始尝试使用Threads作为沟通工具。作为一家公司,我们正在寻找一个更平静、更有时效性的地方来进行长时间的讨论,以补充我们的Slack聊天。这个实验刚开始的时候,我们就注意到了之前的工具的痛点,所以觉得把我们的"同步"转移到Threads是正确的。从那以后,我们就一直在那里。

      我们一开始采用的是类似的形式,每个主题都有自己的"线"。这感觉很好,但和每周的同步不一样。每个线程都是讨论某个特定主题的地方,而不是每周的聚会场所。我们仍然为我们同步之外的一些主题制作单独的线程,但我们每周的聚会空间已经适应了。

      现在,每周我们都会在周四(我们之前的"同步日")创建一个Thread,在这里我们讨论该周的事情。我们能够按标题划分话题,添加自己的评论,并对别人的评论进行评论。我们能够很容易地看到是否有什么新的东西要追赶,而不需要太多的通知。我们甚至能够标记一些东西,以便以后跟进,如果我们看到了,不想忘记的话!

      当我们的团队切换到仅异步会议时会发生什么

      我们从中学到了什么?

      在整个异步通信的过程中,我们学到了很多关于什么好用和什么不好用的东西,包括除了时区灵活性之外,还有很多我们从未预料到的额外好处。

      好处:自行记录的会议(不需要记录员)。

      我们的交流多以书面形式进行,基本形成了自我记录的会议。

      如果所有的东西都自动以书面形式记录下来,你就不需要担心会议记录或与未能到场的人叙旧。除此之外,这也意味着所有分享的内容都可以被搜索到。你不需要担心忘记团队成员两周前说过的话,只要你记得够清楚,就能搜索到。

      这样也可以按照自己的节奏进行阅读和理解。如果有一些信息对你来说是多余的,你可以轻而易举地略过它。如果是新的或比较复杂的东西,你可以慢慢地确保你理解所有的东西。这样很尊重大家的时间。

      有了这种认识,我们已经远离了录制的视频。虽然视频对于一些面对面的时间和在屏幕共享中指出事情是很好的,但当不需要它提供的好处时,我们默认为基于文本的沟通。

      好处:有更多机会发出安静的声音

      在许多团队中,有各种声音的组合,有的比较安静,有的比较强硬。在一个团队中拥有这种多样性确实是有益的,但也会让每个人都很难被听到。安静的声音可能会发现很难找到一个空间来插入他们的想法,或者更喜欢在交流之前花时间考虑他们的反应,在分享想法之前,话题有可能会结束。

      文字交流并不歧视这种交流方式的差异。每个人都可以按照自己的节奏分享自己的想法,读者永远不知道可能花了多长时间才把想法写成文字。没有轮流的等待,顺序更多的时候是由谁在什么时候在线,以及他们的日程表中为消息封锁了什么时间来决定的。

      缺少:面对面的时间

      说了这么多,我们知道这些"异步同步"并不能替代你通过视频通话获得的宝贵的面对面时间。

      虽然我们每个人都有自己的单独通话时间表,但我们发现,我们希望在整个团队中重新引入一些面对面的时间。我们目前的实验是每周一次30分钟的电话,我们在电话中谈论我们生活中发生的事情,并讨论一个我们在本周早些时候决定的单一问题。。

      我们还没有做得足够长的时间来分享具体的结果,但我们目前发现,这种形式有助于保持聊天的个人化。我们有一个轻松的开始,可以提出任何有趣的分享,然后我们讨论一个主题,而不用担心我们需要进入下一个议程项目,这让我们可以深入探讨。我们会在找到适合我们的方式后继续改进这种形式。

      该你了!

      尽管我们整个团队现在又在可到达的时区,但我们还是坚持每周一次的Threads,而不是回到视频同步。我们发现,这种方法在尊重人们的时间和声音的同时,也记录了我们所做的任何决定,具有很大的价值。通过这个试验,我们获得的灵活性非常值得我们一路走来所经历的挑战。

      这里有什么东西能让你和你的团队产生共鸣吗?你发现什么是跨时区沟通的好方法?我很想听到更多的信息。

      非常感谢Marcus和移动团队的其他成员帮助我把这些想法整理出来。

      || 翻译:数字游民指南
      || 原文作者:['Team Buffer']
      || 原文链接: 链接
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