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    • 在云中创建和共享文件

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    • 作者:Jared,2011年6月30日

      无论你的职业如何,存储、共享、备份和协作文件都是你需要适应独立位置生活方式的任务。带着你的工作或业务上路需要你简化许多你以前认为理所当然的程序。你还必须担心安全问题,无论是在物理访问方面还是在紧急情况下保存备份方面。

      近年来,创建和存储文件的工具已经转移到云端。这是一种花哨的说法,你的文件现在可以在线编写、保存和备份。你还可以与他人分享这些文件,并进行实时协作。这些功能对远程工作者有许多潜在的好处,也有一些缺点。

      这篇文章描述了我使用这些工具的经验,并解释了在你旅行时使用在线文档管理工具和传统的基于笔记本/桌面的程序的利弊。

      在线工具在线与离线

      作为一个数字游民,将你的文件转移到网上是一把双刃剑。一方面,在线存储提供了协作和共享的能力,如果你在几千英里和几个时区之外,这可能是非常难以管理的。另一方面,如果你的文件存储在网上,没有互联网的访问,你就无法触摸它们。

      底线是,除非经常上网并需要你的文件随时与他人共享,否则你不应该完全依赖基于云的文件管理工具。

      幸运的是,有一个中间地带。下面描述的所有工具都允许你以能与传统安装的程序(如微软Office)一起使用的格式导入和导出文件。在没有互联网接入的情况下,在你的笔记本电脑上工作,一旦你重新获得连接,就可以上传文件,这很简单(但并不总是无痛的)。甚至更好的是,一些在线程序提供的功能允许你在 "离线模式 "下使用他们的在线工具。这意味着你可以在没有网络的情况下打字,一旦你重新插上电源,你的文件就会自动与网上的原始文件同步。

      选择适合你的工具

      没有完美的解决方案,而且由于你的需求肯定会与我的不同,我能提供的最好建议是实践。弄清楚你在远程工作时与团队成员共享、存储、备份和协作方面的需求,并挑选出最适合你的工具。

      根据我的经验,你还不能找到一个神奇的程序来做所有的事情。最好的办法是专注于最重要的事情,从那里开始建立,并随着你的需求变化而增加新的工具。学习新的软件需要时间,当你开始数字游民生活时,你不希望太大幅度地改变你的工作或做生意的方式。

      在线文字处理工具

      谷歌文档

      我使用Google Docs已经好几年了。本网站上发布的所有文章都是在Google Docs中首次撰写和修改的--我现在就在用它来打这篇文章。

      Google Docs是免费的,它允许你创建文档、演示文稿、电子表格、表格和绘图。所有这些都是在线存储,自动保存,并且非常容易分享。实时在线协作是一个相对较新的功能,允许你与他人一起工作,并立即看到他们的输入。

      导入文件很容易。你可以选择将它们自动转换为Google Docs使用的格式,以启用正常的功能,或者将文件保留为原始格式,以便与他人分享,或者只是在紧急情况下进行备份。在过去的一年里,导入和转换过程有了相当大的改进。上传一个微软的Word或Excel文档很少需要大量额外的修补工作来解决转换过程中的问题。

      截至2011年5月,Google Docs不再支持离线访问。谷歌已经宣布,他们将使用最新的技术增加一个新的功能,以创造一个更无缝的离线体验,但没有给出这个版本的日期。

      Zoho标志Zoho

      Zoho是Google Docs的最大竞争对手。事实上,它是一个更完整的软件包,提供超过20种不同的应用程序,而谷歌只有6种。维基、虚拟会议、开票、计划、创建报告、项目管理......这样的例子不胜枚举。Zoho在针对企业和创建一个可能适合专业人士需求的办公套件方面做得更好。

      Zoho的所有应用程序都有免费版本,但如果不支付月服务费,许多应用程序都非常有限。最常用的文字处理、演示文稿和电子表格的应用程序对个人使用是免费的。项目管理应用程序、虚拟会议、报告、发票和其他以商业为中心的应用程序需要支付月费,月费根据合作者的数量、文件和/或所需的存储空间而不同。更多信息见Zoho的定价页面

      Zoho还支持离线模式,使用一个名为Google Gears的浏览器插件。这允许你使用Writer创建一个文档,将其保存在你的笔记本电脑上,在离线状态下工作,一旦你重新上线,就可以同步所有内容。

      以太坊

      Etherpad是世界上第一个基于网络的协作式实时文本编辑器。简单地说,它是一个网站,在这里你可以创建一个文档,与他人分享,并立即看到他们的修改。几年前,Etherpad被谷歌收购,并成为开放源代码。目前,EtherPad基金会负责维护源代码和管理新功能。

      EtherPad有一个简单的界面,是使用几种流行编程语言进行协作编码的首选在线文本编辑器。对于精通技术的人来说,您可以下载EtherPad并在您的机器上运行,让其他人可以访问您创建和存储的文件。

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      || 翻译:数字游民指南
      || 原文链接:Creating and Sharing Documents in the Cloud
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